Қаржылық – экономикалық ақпараттық жүйелер
Нарықтық экономикаға көшу кезінде қаржы рөлінің өсуі бизнесті автоматтандыруға ықпалын тигізбей қойған жоқ. Қаржылық ахуал есебі және өндірістің даму динамикасының анализі басқарудың бизнес-процестерінің кілті болып табылады. Ақпараттық технологиялар осы процесті жеделдетуді, жоғарыда тұрғандар мен салық органдарының алдында әр түрлі саладағы өндірістердің есептерін дайындау кезінде жылдамдығын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
Батыста көбінесе бухгалтерлік есептің халықаралық жүйесі негізінде сыртқы есептерге, сонымен қатар өндірістерді басқаруға негізделген ішкі есептерге көңіл бөлінеді.
1. Қаржылық институттар мен олардың ақпараттық қолдауы
Экономиканың тамыры ретінде қаржының рөлі барлығына белгілі. Төлемнің жеделдетілуі қазіргі есептеу техникаларының, телекоммуникациялардың және информатиканың жетістігін пайдалануынсыз мүмкін емес.
Ақпараттық технологиялар жиналған сұрақтардың ішінен көбін шешуге шақырылған.
Төлемдер ағыны құжаттар ағыны ретінде заңды жүзеге асады. Банктік қызметтің негізгі принциптері – есеп, бақылау және сақтау – басқа қаржылық институттардың құжат айналымдары үшін де сипатталады. Қаржылық қызметті автоматтандыру ең бірінші дәстүрлі қағаздық құжаттардан тыс электронды құжаттар және электронды көшірмелер енгізуді анықтайды. Бұл төлем құжаттарына жатса, сонымен қатар материалдық есеп құжаттарына да жатады.
Сонымен, есепті автоматтандыру көп операцияларды жоюға, сонымен қатар құжаттардың қағаздық (қатты) көшірмелерін автоматтандырылған дайындығына бағытталған, бұл жағдайда – қаржылық. Бұл дұрыс орындау және есеп бақылауына, сонымен қатар қағаздық архивтерді ұйымдастыруға бағытталған есептерді дайындауға байланысты.
Автоматтандырудың негізгі принциптерінің бірі барлық қызыққан тұлғаларға құжаттарды бір рет енгізу болып табылады. Мысалы, шындығында төлемдік тапсырма үшін ақпаратты енгізу өндіріс — төлемшіде бір рет болу және сауда банкісінде, банкінің есеп-кассалық орталығында және т.б. қайталанбау керек.
Қазіргі автоматтандыру жағдайы мұндай технологияны барлық жағдайда қолдамайды, өйткені өзінің кейін көп операциялар санын қажет етеді.
Автоматтандырылған жүйелердің даму қажеттіліктерінің маңызды факторы басқармалы есепті пайдалануына менеджерлердің бағдары қызмет етеді. Бұл көп жағдайда барлық ақпараттық жүйелер шеңберінде біркелкі ақпараттық кеңістік деп аталатын интегралдық жүйені құруды талап етуін анықтайды.
2. Бухгалтерлік есепті автоматтандыру мәселесі.
Қазіргі өндірістер анағұрлым қаржылық ағымдар санына ие болып отыр. Қағаздық құжаттарға ие болу, жеделдетілген есеп айырысуды талап ету, қаржылық шарттардың көп қырлылығы, басқармалы есепке назар аудару бухгалтерлік қызметтің автоматтандырылуына практиктердің назар сала қарауын айтады. Бүгінгі күні бухгалтерлер негізінен жаңа ақпараттық технологияларға көшуді үйренді.
Дәстүрлі есептен компьютерлікке көшу бухгалтерлік есепте ең бірінші есептер жоспарында, бухгалтерлік желілеу жүйесі, есептемеге тәртіп жүргізуді жоспарлайды. Демек, автоматтандыру барлық қызметтердің анық жұмысына қысым келтірмей, керісінше адамзаттық факторын күшейте отырып тартады.
Нарықта кең таралған бухгалтерлік жүйелер жарияланып қана қоймай, сонымен қатар мынандай мүмкіндіктерді көрсетеді:
• оларды меңгеруде және пайдалануда қарапайымдылығы, ыңғайлылығы және иілгіштігін;
• шағын өндірістер үшін де, корпоративті құрылымдар үшін де кең қолданылуы;
• салықты қоса отырып өзгермелі заңдарды баптау және нақты өндіріс есебінің ерекшеліктері;
• операциялар түрлерінің үлкен терілімі және есептеме формалары;
• ақпараттың графиктік көріністерімен бірге біршама аналитикалық мүмкіндіктері.
Осылардың барлығын бірге қосып алғанда бухгалтер жұмысы жылдамдығының ұлғаюын және тиімділігін анықтайды.
Бухгалтерлік жүйенің негізгі функцияларын қарастыра отырып, оның қандай өзіндік ерекшелігі бар екенін атап өту керек:
• курстық айырымын автоматты түрде қайта санаумен валюталық операцияларды қоса отырып, кез келген қаржылық-шаруашылық операциялар есебі;
• контрагенттер үшін аналитикалық кодтар мен субтөлемдер, төлемдер бойынша сапалы есеп;
• баланс формасын баптауды, есептеме формаларын (шаблондарын) құру және редактрлеуді қоса отырып, әр түрлі өндірістердің есептік саясатына жүйені баптау мүмкіндігі;
• жинақталған сальдо, айналымдарды автоматты түрде санау, журнал-ордерлер, басты кітаптар, баланстар және басқа да жеке есептеме формаларын құру;
• бірінші банктік және кассалық құжаттардың электрондық көшірмелерін құру, баспаға жіберу және сақтау;
• есептің қатты (қағаздық) көшірмелерін алу үшін әр түрлі баспаға жіберу түрлері
• берілген бухгалтерлік есептер бойынша өндірістің қаржылық анализін өткізу үшін есептеме формаларын құру мүмкіндігі және т.б.;
Автоматтандырылған бухгалтерлік жүйелермен жұмыс істеу кезінде мынандай мүмкіндіктер пайда болады:
• салық инспекциясына, әр түрлі қорлар мен Госкомстат органдарына барлық айлық және жылдық есептерді тез дайындау;
• еңбекақыны санау;
• негізгі әдістерге есеп жүргізу;
• қаржылық қызметті анализдеу.