MS Access мәліметтер базасы туралы жалпы түсінік

MS Access мәліметтер базасы туралы жалпы түсінік.

MS Access ақпаратты көрсету және сақтау үшін пайдаланылатын жеке компоненттерден тұрады. Олар: кесте, форма, есеп беру, сұраныстар, деректерге мүмкіндік беретін беттер, макростар және модульдер. Формалар мен есептерді құру үшін конструкторлар қолданылады, сондықтан бұл компоненттер конструкторлық объектілер деп аталады. Конструкторлық объектілер басқару элементтері деп аталатын едәуір кіші объектілерден тұрады (олар: өріс, батырмалар, диаграммалар, жақтаулар, және т.б.). Үлкен көлемді мәліметтермен жұмыс жасағанда негізгі операциялар мәліметтерді қарап шығу, өңдеу, жинау, баспаға шығару болып табылады.Microsoft Access Деректер базасын басқару жүйесі (СУБД) Microsoft Office программалық өнімнің құрамына кіреді және осы барлық функцияларды қамтамасыз етеді. Access белгілі бір форматта үлкен көлемді мәліметтерді сақтауға, оларды өңдеуге (талап етілетін мәліметтерді іздеу, сорттау және т.б), жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға (мысалы, еңбекақыны есептеу), мәліметтерді енгізу мен қарап шығудың ыңғайлы формаларын жасауға, күрделі есептер жасауға мүмкіндік береді. Access Windows – тың қосымшасы болып табылады, ал Windows – тың барлық қосымшалары бір- бірімен өзара жақсы қарым-қатынаста болады (мысалы, Word-тан мәліметтерді қиып алып, Access-ке енгізуге болады). Access-те мәліметтердің көпшілігі кесте түрінде берілген. Осындай кестенің әрбір өрісі мәліметтердің тек бір ғана типінен – мәтін, сандар, мерзімдер және т.б., ал әрбір жазба бір элемент туралы ақпараттан (мысалы, студент немесе оқу курсы туралы мәліметтен ) тұрады. Access –реляциялық деректер базасын басқару жүйесі деректер тақырыптары мен міндеттеріне қарай бөлек кестелерде сақталады, бірақ олар барлығы байланысқан және олар әртүрлі тәсілдермен біріктірілуі мүмкін. Байланысқан кестелерде мәліметтерді сақтаудың мынадай бірқатар артықшылықтары бар:

 Уақытты үнемдеу, өйткені тек сол бір мәліметтерді бірнеше кестелерге қайта-қайта енгізуге тура келмейді;

 Деректер базасының өлшемін кішірейту компьютердегі дискіліккеңістікті үнемдейді;

 Қателер санын біршама деңгейде қысқарту (егер қайталанатын мәліметтер байланысқан кестеде сақталса, онда ақпаратты барлығы бір рет енгізу жеткілікті; одан кейін бастапқы кестеде қайталанатын мәліметтер үшін тек код енгізіледі. Өрісті тізімнен кодты таңдап алып, мәтінді термей-ақ, реттеуге болады).

 Access өрістер үшін берілетін мәліметтер типтеріне қатысты алғанда, өте икемді. Access-те жазбаға Windows – тың басқа программаларынан алынған кез келген обьектер – бейнелер, дыбыстар, анимация және видеоклиптер қоятын арнайы өріс типі (OLE обьектісі) бар.Access-те көптеген қосымша сервистік мүмкіншіліктер қарастырылған, мысалы, Мастер (кестелер , формалар, есептер жасауға көмектеседі)сияқты; Макростар(программалаусыз көптеген процесстерді автоматтандыруға мүмкіндік береді) сияқты; іштестірілген тіл- VBA – Visual Basic for Applications (тәжірибелі программистке мәліметтерді өңдеудің күрделі процедураларын жасауға мүмкіндік береді) сияқты.

Бұл тарауды оқып, мынаны үйренуге болады:

 Бір кестелі мәліметтер құрылымын жасау;

 мәліметтерді енгізу және редакциялау;

 реляциялық деректер базасы құрылымын жасау;

 мәліметтерді таңдау мен іздеу үшін сұраныстар жасау;

 мәліметтермен жұмыс үшін формалар жасау;

 мәліметтерді баспаға шығару үшін және қорытындысын шығару үшін есептер дайындау.

Access деректер базасы құрылымы

Деректер базаларына қызмет етуші программалар көмегімен (мысалы, ACCESS ) деректерді арнайы түрде сақтауға, олардан керекті деректерді таңдауға және берілген критерийлер бойынша деректерді іздеуді орындауға болады.

Access обьектілері

Кесте – мәліметтерді жазбалар(жолдар) және өрістер(бағандар) түрінде сақтауға арналған обьект. Әдетте әрбір кесте нақты бір сұрақ бойыншамәліметтерді сақтауға арналған. Сұраныс – бір немесе бірнеше кестелерден керекті деректерді алуға мүмкіндік беретін обьект.

Форма– негізінен деректерді енгізуге арналған обьект. Формада деректердің басқару элементтерін кестелер өрістеріне орналастыруға болады.

Есеп – Microsoft Access деректер қорының деректерді баспаға шығаруға арналған обьектісі.

Макростар – бұл макрокомандалар. Макрокоманда – бірнеше командалардың бір командаға біріктірілуі және оған клавиштар комбинациясы белгіленген.

Модульдар – бұл Visual Basic тілінде жазылған бағдарламалық процедуралар.

Кестелер Барлық деректер қоры бір немесе бірнеше кестелерден тұрады. Кесте- жазбалар жиынтығы. Кестедегі бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазбалар деп аталады. Кестедегі жазбалар саны қатты диск сиымдылығымен шектеледі. Жазбадағы бар өрістер саны – 255 болады. Әрбір кестенің бірден-бір аты болады. Деректер базасындада әрбір үлкен элементтер жиынтығы үшін бөлек кесте болуы керек, мысалы, қызметкерлер туралы, клиент

сұраныстары туралы жазбалар үшін. Бірнеше кестелерде мәліметтерді қайталауға болмайды.

Кестелерді үш түрлі тәсілмен жасауға болады:

 Мастер көмегімен;

 Конструктор режимінде;

 Кесте режимінде мәліметтерді енгізу және өрістерді анықтау.

Өрістер Өріс- берілген обьектінің белгілі бір атрибутының мәні, мысалы клиент фамилиясы, кітап аты, оқиға мерзімі және т.б. Өріс параметрлері:

 өріс аты 64 символға дейін болады (әріптер, цифрлар,пробелдар);

 мәліметтер типі (стандартты немесе қолданушыменанықталған);

 өріс қасиеттері;

 өріс мазмұны.

Мәліметтер құрылымының көпшілігі кестелік құрылымды болып келеді. Өріс – бұл кестенің элементі. Әрбір өрістің аты болады. Өрістің типі болады.

Өрістер типтері :

 Мәтіндік (Текстовый) — өлшемі ақырлы кәдімгі мәтіндік ақпаратты сақтауға арналған мәліметтер типі;

 Сандық (Числовой) – нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі;

Мерзімі/Уақыты (Дата/Время) – күнтізбе бойынша күнін, айын және уақытты сақтауға арналған мәліметтер типі

 Ақшалық (Денежный) – қаржылық шаманы сақтауға арналған мәліметтер типі;

 OLE обьектілер өрісі (Поле обьектов OLE ) әртүрлі обьектілерді (картинкалар, клиптер және т.б) сақтауға арналған мәліметтер типі;

 MEMO өрісі (Поле MEMO) – (65535 символға дейінгі) үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған мәліметтер типі;

 Санауыш (Счетчик) – жазбаларды автоматты түрде нөмірлеуге арналған мәліметтер типі;

 Логикалық – логикалық мәліметтерді сақтауға арналған мәліметтер типі.

Жазбалар.

Жазба – белгілі бір обьект туралы толық мәліметтер жиынтығы. Жазба- кестенің жолы. Әрбір жазба бөлек өрістерден тұрады. Бір жазбаны екіншісінен айыру үшін кестеге бірінші кілт өрісін қосамыз.Бірінші кілт — әрбір жазба үшін бірден-бір идентификатор (мысалы, компонент шифры, тауар коды). Бірінші кілт ұқсас деректерді айыру үшін қызмет етеді. Сонымен бірге деректерді біріктіру үшін қызмет етеді. Және оның көмегімен бір кестені екіншісмен байланыстыруға болады.

Деректер базасын жасау.

Деректер базасын РФК301А атпен жасау үшін Access СУБД (Деректер базасын басқару жүйесі) ортасына кіру керек: ПУСК/ПРОГРАММЫ/МSAccess. Деректер базасын жасау сұқбат терезесі ашылады.

 Бұл терезеден Жаңа деректер базасы пунктін таңдап, OK батырмасын басу керек. Тағы бір терезе ашылады.

 Бұл терезеде жаңа базаның атын РФК301А енгізу керек. Деректер базасы терезесі ашылады. Деректер базасы.

Екінші тәсіл: Саймандар панеліндегі Жасау (Создать) батырмасын басыңыз немесе Файл менюіндегі Жасау (Создать) командасын таңдаңыз.

Деректер базасын жасау сұқбат терезесі ашылады.Онда деректер базасының аты енгізіледі және деректер базасын сақтайтын каталог таңдалады. Деректер базасының аты сегіз символға дейін болады.

Сұраныстар

Сұраныс – бір немесе бірнеше кестелерден керекті деректерді алуғамүмкіндік беретін обьект.

Таңдама сұраныс

Түпкі кестеден әртүрлі критерийлер бойынша мәліметтерді таңдапалуға болады. Бұны сұраныстар көмегімен орындауға болады. Сұраныстарнәтижесінде нәтижелік кесте жасалады, яғни оны таңдау деп атайды. Ол жалпы бастапқы базадан алынған жалпы ақпараттан тұрады және сұранысқа сәйкес келеді. Сұраныстың көмегімен мәліметтерді сұрыптау, сүзгілеу амалдары орындалады. Сұраныстың көмегімен бұрыннан бар кестенің негізінде жаңа кесте құрылады, басқа мәліметтер көзінен импортталады, кестелерде қарапайым есептеулер жүргізіледі.

Параметрлік сұраныс Көп жағдайда қолданушыға құрылған сұраныс бойынша жұмыс істеуге

тура келеді, бірақ кей жағдайларда таңдау кезінде біршама өзгешеліктер болады. Осы кезде қайта- қайта сұранысты баса бермес үшін, сұранысты параметрмен құру керек.

Қорытынды сұраныс

Бұл сұраныстың ерекшелігі — олар негізгі кестедегі мәліметтердің негізінде уақытша қорытынды кесте құрады. Негізгі кестемен жұмыс істегенде қатты дискімен жұмыс істейміз, ал оған кез келген кезде қатынау көп уақыт алады. Ал сұраныстың көмегімен алынған уақытша кестеде біз тек экрандағы бейнемен жұмыс істейміз, оған қатынау тез уақытта жүзеге асады. Нәтижелік кестені жасауда ақпаратты тағы да өңдеуге болады (мысалы, мәліметтерді алфавиттік ретпен және өсуі бойынша орналастыруға болады және т.б) Сұраныс үлгі бойынша сұраныс бланкісі негізінде құрылады.

Есептеулері бар сұраныстар

Кестеге сандық өріс мәндерінің қосындыларынан тұратын жаңа өріс қосу есептеулері бар сұраныстар құру деп аталады 14 3-ші сурет. Сұранысқа мысал.

Таңдамаға сұранысты құру

Автосалон кестесінен конструктор режимінде бағасы 6000$ -дан төмен барлық автомобильдерді көрсететіндей сұраныс жасау керек. Ол үшін:

 Сұраныстар жапсырмасын қосып, Жасау батырмасын басу керек.

 Кестелерді қосу терезесінде Автосалон кестесін таңдап, Қосу батырмасын басу керек.

 Жабу батырмасын басу керек. Экранда тек қана Автосалон кестесінің аты бар, осы кестенің өрістері көрсетілген үлгі бойынша сұраныс бланкісі бар терезе қалады.

 Модель өрісін таңдаймыз және тышқан батырмасын басулы күйінде ұстап, Өріс жолына бланкінің төменгі жағына көшіреміз. Өріс аты жолында автосалон кестесінің аты пайда болады.

 Баға өрісін де осылайша көшіреміз.

 Сосын Баға бағанында, таңдау шарты жолында «<6000»-ны тереміз.

 Терезені жабамыз, пайда болған терезеде сұраныс атын береміз, мысалы,Баға. Қарау режимінде сұранысты ашамыз және бағасы 6000$-дан төмен автомобильдер тізімін көреміз.

Таңдамаға сұранысты жасау(екі шартпен)

Автосалон кестесінен конструктор режимінде бағасы 3000$-дан жоғары және жүрген жолы 80 мың .км болатын барлық автомобильдерге сұраныс жасау. Бұл сұраныс та алдыңғы сияқты жасалады, тек Таңдау шарты(Условие выбора) жолында шарт Құн бағанында (>3000) және Жүрген жолы бағанында (<80) беріледі.

Параметрлік сұранысты жасау

Чемпионат кестесін жасау және осы кесте бойынша қай жылы қандай команда жүлделі орынды жеңіп алғанын көрсететін сұраныс жасау, мұнда команданы таңдау – қолданушының жеке өз ісі. Ол үшін кесте жасағаннан кейін:

 Сұраныс жапсырмасында тышқанды сырт еткізіп, Жасау(Создать) командасын таңдау керек.

 Сұраныс конструктор режимінде жасалады. Кестені қосу(Добавление таблицы) сұхбат терезесі ашылады. Чемпионат кестесінде тышқанды сырт еткізіп, Қосу(Добавление) батырмасын басамыз және жабамыз.

 Сұранысты Жылы және Жүлделі орын өрісіне көшіреміз. Жүлделі орын өрісіне таңдау шарты жолына Like [елдің атын енгізіңіз] деп енгіземіз.

 Сұранысты жасау(Создать запрос) терезесін жабамыз. Сұранысты жасап болғаннан кейін, Ашу(Открыть) батырмасын басамыз, сонда пайда болған сұхбат терезеде ел сұралады: атын енгізіңіз және ол нәтижесін шығарып береді: дүние жүзі чемпионатында бұл ел қай жылы, қашан жүлделі орын алғанын.