План:
1. Организация управления службами в логистике
2. Организация управления «внешней» и «внутренней» логистикой.
3. Персонал в логистике.
4. Организация логистических служб.
1. Организация управления службами в логистике
Логистический менеджмент представляет собой совокупность методов и форм управления логистическими процессами для достижения стратегических, тактических и оперативных целей организации предпринимательской деятельности. Он отвечает за проектирование, администрирование и контроль функционирования логистической системы управления материальными и сопутствующими потоками в организации. Эта ЛС включает следующие подсистемы:
1. Управление заказами потребителей.
2. Организация производственного процесса.
3. Управление закупками материальных ресурсов.
4. Организация транспортировки грузов.
5. Управление распределением готовой продукции.
6. Управление запасами и организация их складирования.
7. Информационно-финансовое обеспечение логистических процессов.
Субъектом логистического управления в организации является служба (отдел, управление) логистики. В зависимости от её размера и объёма логистических процессов на российских предприятиях, в основном, действуют вертикально-ориентированные организационные структуры службы логистики: линейная (рис. 2.1) или штабная (рис. 2.2). Линейная оргструктура наиболее простая, в ней обязанности специалистов (логистов) распределены по функциональным подсистемам логистики. Наглядно видно, кто ставит цели и задачи, кто и какие задачи решает, кто и за что несёт ответственность.
В отличие от линейной, в штабной оргструктуре основные логистические функции управления сосредоточены в центрах ответственности: планирование, регулирование, контроль, анализ, координация и поддержка. Например, в процессе планирования распределения какого-либо материального потока логист устанавливает оптимальный маршрут его движения, разрабатывает график следования потока, определяет потребность в финансовых ресурсах для осуществления потока. Регулирование предполагает оперативное отслеживание каждого объекта потока согласно графику движения, а также выработку и применение управленческих воздействий на основе полученной информации о материальном потоке. В ходе контроля и анализа выявляется степень соответствия фактических параметров потока плановым и устанавливаются причины несоответствия плану. Координация и поддержка предполагают согласование действий всех служб предприятия по эффективному продвижению материального потока к потребителю.
В зарубежных компаниях формирование организационных структур идёт от вертикальной к горизонтальной организации. Формируются программно- и процессно-ориентированные структуры и команды функционально-ориентированного персонала (ФОП), занимающиеся реализацией конкретного проекта или процесса (рис. 2.3).
Типичные функции интегрального логистического менеджера:
1) установление перспективных целей и задач логистического менеджмента;
2) участие в согласовании логистической, маркетинговой и производственной стратегий предприятия;
3) разделение полномочий по управлению материальными и сопутствующими им потоками;
4) согласование интересов поставщиков, торговых, транспортных и других логистических посредников, функционирующих в логистической системе организации, а также устранение конфликтов;
5) формулирование ограничений по управлению запасами в ЛС организации;
6) определение уровня инвестиций в систему управления запасами;
7) разработка логистического плана и согласование его с производственным расписанием;
8) определение необходимых финансовых ресурсов и бюджета логистического плана;
9) разработка направлений по оптимизации времени реализации логистического цикла и общих логистических издержек предприятия;
10) управление персоналом логистической службы.
Успешная реализация данных функций приведёт к финансовому успеху организации.
Традиционный вариант управления МП на предприятии, принципиальный недостаток которого – отсутствие системности управления (представлен на рис. 9.1). Так, связимежду ЛО, соответствующими разным функциональным областям, четко не определены, зачастую устанавливаются не целенаправленно, а случайно. Отсутствует организация, объединение ЛО в единую общую для предприятия функцию управления МП, также отсутствует носитель этой функции, который должен ее реализовывать.
Рис. 9.1. Традиционная система управления МП на предприятии
В результате нет, как таковой, оптимизации сквозного МП в рамках предприятия и соответствующего экономического эффекта, т.е. у традиционной системы организации управления МП отсутствуют интегративные свойства. Поскольку ЛФ тесно переплетаются с другими видами деятельности на предприятии, это часто приводит к распределению ЛФ по разным службам (маркетинг, снабжение, сбыт, складское хозяйство, производство и т.д.). При этом непосредственные цели этих служб могут не совпадать с целью рациональной организации сквозного МП на предприятии в целом. Поэтому для эффективного решения логистических задач необходимо создание отдельного подразделения – логистической службы, которая будет реализовать следующие основные задачи.
Основные задачи логистической службы
1. Развитие, формирование, реорганизация ЛС.
2. Разработка и реализация логистической стратегии предприятия.
3. Внутренняя и внешняя логистическая интеграция:
1) формирование взаимодействий, гармоничных и продуктивных рабочих отношений между сотрудниками различных функциональных подразделений, которые обеспечивали бы достижение цели ЛС, организация их совместной работы;
2) координация деятельности в функциональных областях логистики на предприятии и в ЛЦ.
4. Управление МП и сопутствующими потоками, начиная от формирования договорных отношений с поставщиком и заканчивая доставкой покупателю ГП.
5. Логистический реинжиниринг.
3. Персонал в логистике.
На рис. 9.2 представлен один из возможных вариантов реализации логистического подхода к организации системы управления МП.
Рис. 9.2. Возможный вариант реализации логистического подхода к организации системы управления МП на предприятии
В принципе, для построения организационной структуры логистического управления на предприятии можно использовать одну из типовых структур управления: линейную, функциональную, матричную, дивизиональную и др. В действительности, существуют самые разнообразные варианты организации службы логистики на предприятии, зависящие от масштабов и специфики деятельности конкретных компаний (ассортимент продукции, техническая сложность, уровень затрат на функциональные области логистики и др.), от степени достигнутой на предприятии внутренней логистической интеграции, от рыночной среды. Они различаются уровнем внутренней интеграции на предприятии, степенью централизации логистического управления, организационной структурой самой службы логистики, распределением и характером полномочий между ней и другими подразделениями и др.
Стадии эволюции логистических структур
По аналогии с историческими этапами развития логистики по уровню охвата логистическим управлением различных сфер деятельности предприятий, эволюция логистических структур на предприятиях проходит также следующие три стадии.
На первой стадии основная функции логистики – доставка продукции предприятия в розничную сеть. На этой стадии логистические функции распылены между различными подразделениями, но появляются тенденции к объединению ЛФ в организационные подсистемы.
На второй стадии к доставке продукции в розничную сеть добавляются и другие: организация хранения на складах, оптимизация запасов, обслуживание клиентуры и т.д. ЛФ не только расширяются, но и объединяются большинство ЛО, и создаются системы доставки товаров по заказам клиента.
На третьей стадии происходит полное объединение всех ЛО на предприятии. В набор логистических задач включаются построение ЛС, участие в планировании производства и прогнозировании продаж; организация закупок МР для предприятия, организация поставок товаров за рубеж и др.
Возможные организационные структуры логистической службы
1. Матричная структура характерна для крупных компаний в англосаксонских странах. Это – классический ответ на потребность в интеграции всех операций, связанных с МП. Центральной логистической службе подчинены несколько служб, ответственных за определенный этап процесса физического перемещения продукции. Поскольку сама служба логистики не располагает собственными операционными средствами, то ее функция становится исключительно координационной. Происходит уточнение конечных целей и согласование деятельности структур, выстроенных «по горизонтали» (торговля, производство, закупки, исследования) и «по вертикали» (финансы, информация, контроль за качеством, логистика). Руководство каждой логистической операционной единицы отчитывается перед этими структурами в той части своей деятельности, которая касается их.
2. Второй вариант более свойственен компаниям в латинских странах и основан навзаимодействии «отдающих приказания» и «предоставляющих услуги» единиц. Он также приводит к интеграции операций, но при этом не создается двусмысленного положения, когда одно и то же подразделение несет двойную ответственность. Центральная логистическая служба получает «приказания» от торгового отдела в виде прогнозов продаж, четких указаний и показателей стоимости, рентабельности. Все это служба логистики сводит в специальный перечень заданий, особый для каждого этапа логистического процесса. После этого перечень заданий передается «внутренним предоставителям услуг», т. е. магазинам, транспортным подразделениям, производственным единицам и т.д.
3. Третий вариант, менее жесткий, чем предыдущий, заключается в установлении внутри компании четкой системы приоритетов и свода процедур, хорошо усвоенных работниками. Функция логистической службы тогда ограничивается внутренним логистическим контролем: она следит за соблюдением правил перемещения материалов и товаров. Роль логистики на этой стадии уменьшается, но зато прекрасно понимается всеми работниками. Работа руководства на каждом уровне оценивается, в том числе и с позиций логистической эффективности, уровень которой предварительно обсуждается и устанавливается по инициативе службы логистического аудита. Выбор этого варианта сопряжен с необходимостью специального логистического обучения всего персонала фирмы. Периодически в связи с изменением задач должны проводиться занятия по повышению квалификации при сохранении преемственности в обучении и формировании новых навыков на базе предыдущих.
Все эти три варианта могут налагаться друг на друга или порождать множество промежуточных вариантов.
Организация межфункциональной командной работы
Одним из подходов к организации работы службы логистики является межфункциональная командная работа, в процессе которой специалисты различных функциональных подразделений предприятия коллективно работают над решением общих логистических задач предприятия или ЛЦ. Преимуществами такой работы являются:
· объединение знаний, навыков, умений сотрудников различных подразделений предприятия;
· перекрестное (по вертикали и горизонтали) владение задачами и проблемами;
· повышение качества принимаемых решений;
· повышение уровня взаимодействия между специалистами различных подразделений и развитие сплоченности команды;
· ускорение определения и решения логистических задач и др.
Существуют следующие условия эффективной работы межфункциональных команд:
· менее 10 членов;
· добровольное членство;
· группу возглавляет специалист по логистике;
· объем документации минимален;
· руководитель и члены команды разделяют идеи, составляющие суть логистической деятельности;
· команда имеет ясные цели в области логистики;
· перед командой ставятся конкретные задачи в области логистики;
· этих целей можно достичь только командной работой;
· существует потребность в каждом члене команды;
· деятельность каждого члена команды подчинена целям команды;
· команда получает адекватную отдачу от своей деятельности;
· предусмотрены конкретные виды поощрений за деятельность всей команды, а не отдельных членов.
Требования к специалистам по логистике
Специалисты по логистике должны обладать системным мышлением и иметь представление о ресурсах предприятия. Они делятся на тактиков, которые имеют хорошие знания и навыки работы (компьютерная грамотность, знание информационных систем, складского оборудования, транспортных средств и т.д.) и стратегов, которые обладают высокими аналитическими способностями, способностями к коммуникации, владеющие навыками планирования, организации и управления.
Для эффективного решения логистических задач стратег должен:
· иметь доступ ко всем видам и уровням информации;
· располагать официальными полномочиями своей должности в иерархии управления предприятием, что позволит ему принимать решения, в том числе кадровые;
· подчиняться напрямую одному из заместителей генерального директора или непосредственно генеральному директору, чтобы иметь относительную независимость от руководителей других функциональных подразделений предприятия;
· обладать высоким личностным и профессиональным авторитетом;
· быть хорошим менеджером.