1. Басқарушылық шешімдерді дайындау жағдайларына байланысты келесі формаларды қолдануға болады:
Акт – мемлекеттік және қоғамдық ұйымдардың кең өрісті шешімі. Акт халықаралық болуы мүмкін.
Акцепт – офертте ұсынылған жағдайлар негізінде келісім жасау туралы ұсынысты қабылдау туралы шешім. Акцепт – бұл контракттың екінші жағы. Оферта және акцепт контрактты құрайды.
Бюллетень – қоғамдық мәні бар оқиғалар бойынша бағыныштыларды қысқаша хабарлау туралы басшының шешімі.
Декларация – басшының маңызды бағдарламалық мәлімдемесі.
Келісім – қызметтің коммерциялық және коммерциялық емес сфераларындағы өзара құқықтары мен міндеттемелерін көрсетумен бірлескен жұмыстарды өткізу туралы шешім.
Заң – жалпыға міндетті және бұлжымайтын сипатқа ие жоғары мемлекеттік биліктің шешімі.
Мәлімдеме – жоғары дәрежесі бар басшының ресми хабарлауы.
Өзгерту – қандай да бір қызметтегі түпкілікті өзгерістер туралы шешім.
Нұсқаулық – қандай да бір әрекеттерді орындау тәртібі мен әдісін бекітетін шешім.
Кодекс – заңдар жинағы.
Контракт – әдетте коммерциялық сипатқа ие, өзара құқықтар мен міндеттемелерді көрсетумен бірлескен жұмыстарды өткізу туралы шешім. Контракт шарттың бір түрі болып табылды.
Тұжырымдама – қандай да бір құжатта көрсетілген басшының көзқарастар жүйесі.
Қандай да бір процестің немесе құбылыстың үлгісі – бұл сыртқы ықпалдарға нақты процестің немесе құбылыстың реакциясын анық көрсететін, белгілі элементтер мен байланыстардың жиынтығынан тұратын шешім. Мысалы, зауыттың үлгісі өзіне қосады: анықтамалық мәліметтер (мысалы, потенциалды жабдықтаушылар және олардың өнімі туралы толық мәліметтер); ұйымның имитациялық үлгісі; экономикалық есептеу мен болжаудың әдістемелері; басқа ұйымдардың ұқсас жағдайларындағы шешімдер мен нақты алынған нәтижелер туралы ақпарат; заңнамалық актілердің жиынтығы және т.б.
Норма – қандай да бір облысындағы мемлекетпен, саламен немесе компаниямен заңдастырылған әрекеттер тәртібі, мысалы, құқық нормасы, тәртіп нормасы.
Норматив – норманың ұйымдастырушылық, технологиялық, экономикалық, әлеуметтік көрсеткіші, онымен сәйкес қызмет жүзеге асырылады.
Шолу – қандай да процестер немесе құбылыстар туралы қысқа хабарлау.
Оферта — әдетте коммерциялық сипатқа ие, көрсетілген шарттар негізінде нақты немесе кез келген тұлғаға келісім жасауға ұсыну туралы шешім. Оферта контракттың екі жағының бірі болып табылады.
Тізім – қандай да бір тәртіп бойынша жіктелген хабарлама.
Жоспар – қызметтің мақсаттарын және нақты міндеттерін, оларды іске асыру құралдарын, әдістері мен уақытын көрсететін шешім.
Ереже – қандай да бір қызметті реттейтін заңдар, қағидалар мен нұсқаулықтар жиынтығын көрсететін шешім.
Тәртіп – жөнге салынған қызмет үшін объектілердің лайықты орналастыру туралы құжат.
Қаулы – қандай да ұйым үшін биліктің жоғары органының ұжымдық немесе жеке шешімі. Әдетте өкім мәртебесі бұйрық мәртебесінен жоғары.
Қағида – ұйымның дәстүрлерін есепке алатын және қызметкерлердің белгілі топтарының орындау үшін ұсынылатын қызметі мен тәртібінің бекітілген нормаларының жиынтығын көрсететін.
Прейскурант – тауарлар мен қызметтерге тарифтерден, бағалардан тұратын анықтамалық.
Баспасөз хабарламасы – бұқаралық ақпараттар құралдарында жедел жариялау үшін арнайы бюллетень. Үкімет мекемелерімен, халықаралық ұйымдармен және пресс-бюромен құрастырылады.
Бұйрық (жазбаша немесе ауызша) – ұйымда немесе оның ірі бөлімшесінде билікке ие басшының шешімі. Бұйрық орындау үшін оның бағыныштыларына міндетті және басшы құзыреттілігіне кіретін сұрақтар бойынша дайындалуы мүмкін. Бұйрық – бұл мұрағатта сақталатын номативтік құжат.
Хаттама – қандай да оқиғаларды көрсету туралы шешім.
Өкім – әкімшілік қызметтерге ие емес басшының шешімі. Өкім әдетте қауіпсіздік техникасы мен еңбекті ұйымдастыру, технологиясы сұрақтарына қатысты болады. Ол басшының тікелей бағыныштыларымен орындау үшін міндетті.
Шарт – қандай да қызметтің жалпы жағымды инфрақұрылымын қалыптастыратын шешім.
Жарлық – парламентпен бекітілген мемлекет басшының шешімі. Жарлық заңның күшіне ие.
Нұсқау – әдістемелік, технологиялық сипатқа ие шешім, өсиет немесе түсіндіру формасында жүзеге асырылады.
Жарғы – қандай да ұйымдардың қызметін реттейтін ережелер жиынтығы.
2. Басқару шешімдерін жүзеге асыру жағдайларына байланысты келесі формаларды қолдануға болады:
Көшірме – қандай да құжаттың аяқталған фрагменті.
Іскерлік әңгіме – компания үшін өзекті, алдын ала ескертілген тақырып бойынша пікірлермен алмасу үшін басшымен арнайы ұйымдастырылған бағыныштылармен немесе бағыныштылар тобымен кездесуі.
Іскерлік ойын (тренинг) – нақты процестердің имитациялық үлгілері негізінде басқарушылық шешімдерді дайындау мен жүзеге асыру бойынша қызметкерлердің арнайы ұйымдастырылған қарқынды қызметі. Іскерлік ойын процесінде басқарушылық шешімдерді әзірлеу әдістерін, технологияларын, біртиптік жағдайларын көп рет қайталау есебінен басқарушылық шешімдерді әзірлеу дағдылары бекітіледі.
Іскерлік сөз – бағыныштылар арасында да, жоғары тұрған басшылар арасында да басшы беделімен бекітілген бағыныштыға ауызша түрде берілетін басшының берік шешімі.
Мәжіліс – негізінен ұйымдастырушылық сұрақтарды шешу үшін тар кәсіптік мәслихат (мысалы, кәсіби комитеттің мәжілісі және т.б.).
Ақпараттық хат – мүдделі тұлғаларға жіберілетін келісімге, шартқа, офертаға және
т.б. анықтаушы мәліметтер жиынтығы.
Жеке бастың үлгісі – басқарушылық шешімдерді орындау техникасында беделді адамдарға еліктеу әсерін бағыныштыларда дамыту үшін алдын ала дайындалған сценарий бойынша бағыныштылар ортасында басшының әрекеті.
Әдістеме – қандай да қызметті кәсіби орындау үшін әдістер жиынтығы.
Өсиет – басқарушылық шешімдерді сәтті орындау үшін тәжірибені беру, үйрету мақсатымен басшымен жүргізілетін іскерлік әңгіме.
Оқыту – қандай да қызметті орындау үшін жаңа білімді немесе ақпаратты беру мақсатымен басшымен жүргізілетін іскерлік әңгіме.
Есеп – басқарушылық шешімдерді орындау бойынша жеке немесе ұжымдық жасалынған жұмыс нәтижелері туралы маманның шешімі. Есеп жазбаша немесе ауызша болуы мүмкін.
Хат – мүдделі тұлғаларға немесе ұйымдарға жіберілетін қандай да хабарламаның мәтіні.
Ұйғарым — бекітілген мерзімде шешімді міндетті түрде орындау туралы қандай да лауазымдық тұлғаға бағытталған ресми хабарлама қағаз.
Мәжбүрлеу – қорқытулар немесе жоғары марапаттау жолымен БШ орындауға жұмысшыны мәжбүр ету мақсатымен басшымен өткізілетін іскерлік әңгіме.
Түсіндіру – басқару шешімдерінің мәні мен мазмұнын түсінікті ету, түсіндіру мақсатымен басшымен өткізілетін іскерлік әңгіме.
Ұсыныс хат – потенциалды немесе нақты жұмыс беруші, жабдықтаушы немесе тұтынушы алдында қандай да адам, компания немесе қызмет үшін кепіл болуы туралы беделді маманның шешімі.
Кеңес – басқару шешімдерін орындау жолында өз көзқарастарымен бөлісу мақсатымен басшымен өткізілетін іскерлік әңгіме. Кеңес бағыныштылармен орындалуы үшін міндетті емес.
Мәслихат – маңызды басқару шешімдерін орындау үшін жинақталған тәжірибемен және ақпаратпен алмасуды, ұжымдық сананы қолдану, бағыныштыларға дейін нақты міндеттерді жедел жеткізу мақсатымен басшымен өткізілетін ұжымдық іскерлік әңгіме.
Хабарлама – басқару шешімдерін орындау үшін қажетті қосымша ақпаратты беру мақсатымен басшымен өткізілетін іскерлік әңгіме.
Сендіру – басқару шешімдерін орындау үшін оның мазмұны бойынша бағынышты тұлғаның бойында қажетті берік көзқарастарды немесе түсініктерді қалыптастыру мақсатымен басшымен өткізілетін іскерлік әңгіме. Мысалы, жұмыс орнында қауіпсіздік техникасын сақтау қажеттігіне сендіру, басқарушылық шешімдерді әзірлеу кезінде заманауи ақпараттық технологияларды қолдану қажеттігіне сендіру.
Шарт – келісімнің, шарттың жақтарымен талап етілетін талаптар көрсетілген жеке құжат немесе құжаттағы мәтін.
3. Басқару шешімдерін сәтті орындау үшін шешімді дайындау әрбір формасы үшін оған сәйкес жүзеге асыру формасын табу қажет.
Жүзеге асыру формасы – бұл дайындалған шешімді орындау механизмі. Өзімен өзі бұйрық немесе заң оны орындау механизмін жасамайды. Әдетте басшылар тек дайындау формаларымен шектеледі. Мысалы, басшы қандай да бір жұмысты орындау туралы бұйрық шығарғаннан кейін орындаушыларды хабардар ету, нұсқаулар өткізу және т.б. керек. Әйтпесе жұмыс уақытында және сапалы түрде орындалмайтын болады.
Басқару шешімдерін дайындаудың әрбір формасы ең лайықты жүзеге асыру формалар қатарына ие.
Акцепт, келісім, контракт, оферта, шарт және жарғы үшін – бұл іскерлік сөз, ақпараттық хат, есеп, хат, ұйғарым, мәслихат, сендіру және шарт.
Нұсқаулық, кодекс, ереже, хаттама, қағида мен нұсқау үшін – бұл іскерлік әңгіме, іскерлік сөз, өсиет, оқыту, мәжбүрлеу, түсіндіру, кеңес және хабарлама.
Заң, қаулы, бұйрық, өкім және жарлық үшін – бұл көшірме, мәжіліс, жеке бастың үлгісі, әдістеме, өсиет, ұйғарым, мәжбүрлеу, түсіндіру, сендіру және шарт.
Акт, декларация, тұжырымдама, үлгі, жоспар және баспасөз хабарламасы үшін – бұл іскерлік әңгіме, іскерлік ойын, мәжіліс, оқыту, әдістеме, есеп және түсіндіру.
Басқару шешімдерін әзірлеу процедуралары
Басқару шешімдерін әзірлеу мен іске асыруды ұйымдастыру басқару шешімдерін әзірлеу мен іске асырудың барлық процедураларында басқарушы да, басқарылатын да жүйеге қатысты белгілі ұйымдық-әкімшілік шараларды өткізуді талап етеді Бұл процедураларға әзірлеу, келістіру, қабылдау, бекіту және орындауды ұйымдастыру кіреді. Әрбір процедура басқару шешімдеріне қойылатын талаптарды есепке алумен орындалуы керек.
Басқару шешімдерін әзірлеу процедурасы үшін басқару аппараты мен басқарушыға келесі әрекеттерді жүзеге асыру керек:
1) нақты тапсырманы, персонал құрамы мен олардың бағыну жүйесін, тапсырманы орындау уақытын, орындалу барысын бақылаудың аралық кезеңдерін, бөлінген ресурстарды көрсетумен жұмысты орындау туралы құжаттаманы ресімдеу;
2) басқару шешімдері әзірлеушілерін басқару шешімдерін әзірлеу бойынша жұмысты орындау туралы ұйымдық құжаттардың мазмұнымен таныстыру мен түсіндіру;
3) басқару шешімдері әзірлеушілеріне жұмысты орындау кезінде олардың
құқықтарын, жауапкершіліктері мен құзыреттілігін түсіндіру;
4) жұмысты сәтті орындау үшін есепке алынбаған жағдайларды басқару шешімдерін әзірлеушілерімен талқылау;
5) басқарушылық шешімдер әзірлеу бойынша ұсынылатын жұмыстың маңыздылық дәрежесіне ерекше назар аудару;
6) қызметкерлерге қажетті ұйымдық техниканы, бөлмені беру және қажетті іскерлік ақпаратың көздерін көрсету;
7) заңгер немесе референт жағынан әзірленіп жатқан басқару шешімдері нұсқаларының күші бар заңнамаға немесе компанияның жарғылық құжаттарына сәйкестігін бақылауын өткізу;
8) басқару шешімдері нұсқаларының техникалық, экономикалық және ұйымдастырушылық орындалуы туралы қорытынды жасау;
9) экономикалық, экологиялық және басқа салалардағы басқару шешімдерін болашақта іске асырудың қауіпсіздігі туралы сыртқы сарапшылардың қорытындысын алу.
Басқару шешімдерін келістіру процедурасы. Басқару шешімдерін әзірлеу барысын келістіру кезеңі сыртқы және ішкі болуы мүмкін.
Сыртқы келістіру мемлекеттік немесе жергілікті бақылауды жүзеге асыратын ұйымдармен, сонымен қатар тапсырушылармен немесе клиенттермен өткізіледі.
Ішкі келістіру бақылау қызметтеріне ие ұйым мамандарының күшімен өткізіледі. Ұйым үшін ішкі келістіру процедурасы визирлеу деп аталады.
Жоғары тұрған органдармен, тапсырушылармен немесе клиенттермен басқару шешімдерін келістіру процедурасы үшін басқару аппараты мен басқарушының келесі әрекеттері қажет:
1) басқару шешімдерін келістіруге қажетті жеке немесе заңды тұлғалар туралы құжаттаманы рәсімдеу;
2) құжатта келістірудің уақыттық кезеңдерін, сонымен қатар жолдама құжаттардың атауы мен мазмұнын анықтау мен жазу;
3) келістірудің жалпы актін құжатпен ресімдеу.
Басқару шешімдерін қабылдау процедурасы. Басқару шешімдерін қабылдау (таңдау) кезеңі ұсынылған нұсқалар ішінен іске асыру үшін бір басқарушылық шешімді таңдауды білдіреді. Берілген процедураға жауапкершілік толығымен басқарушыға беріледі.
Бұл процедура үшін басқару аппараты мен басқарушының келесі әрекеттері қажет:
1) басқару шешімдері нұсқаларында шешімнің өзіне және бұрын іске асырылған шешімге қайшылықтардың жоқтыған құжатпен дәлелдеу;
2) басқару шешімдерін таңдау үшін критерийлер жиынтығын, сонымен қатар атауларын, олардың параметрлерінің сандық немесе сапалық мәндерін құжатпен ресімдеу;
3) басқару шешімдері параметрлерінің критерийлер параметрлерінен ауытқуын құжатпен тіркеу;
4) күнді, жауапты тұлғаларды, бар ескертулерді көрсетумен басқару шешімдерін қабылдау процедурасын құжатпен ресімдеу.
Басқару шешімдерін бекіту процедурасы. Жоғары тұрған органдармен, тапсырушылармен немесе клиенттермен басқарушылық шешімдерді бекіту процедурасы үшін басқару аппараты мен басқарушының келесі әрекеттері қажет:
1) басқару шешімдерін бекітуге қажетті жеке немесе заңды тұлғалар туралы құжаттаманы ресімдеу;
2) құжатта бекітудің уақыттық кезеңдерін, сонымен қатар жолдама құжаттардың атауы мен мазмұнын анықтау мен жазу;
3) бекітудің жалпы актін құжатпен ресімдеу.
Басқару шешімдерін орындауды ұйымдастыру процедурасы. Басқару шешімдерін орындауды ұйымдастыру процедурасы үшін басқару аппараты мен басқарушының келесі әрекеттері қажет:
1) нақты тапсырманы, орындаушылар құрамы мен олардың бағыну жүйесін, тапсырманы орындау уақытын, орындалу барысын бақылаудың аралық кезеңдерін, бөлінген ресурстарды көрсетумен басқару шешімдерін іске асыру туралы құжаттаманы рәсімдеу;
2) орындаушыларды басқару шешімдерін орындау мазмұнымен және тіртібімен таныстыру мен түсіндіру;
3) басқару шешімдерін орындаушыларына жұмысты орындау кезінде олардың құқықтарын, жауапкершіліктері мен құзыреттілігін түсіндіру;
4) жұмысты сәтті орындау үшін есепке алынбаған егжей-тегжейлерді басқару шешімдерін әзірлеушілерімен талқылау;
5) ұсынылатын жұмыстың маңыздылық дәрежесіне орындаушылардың ерекше
назарын аудару;
6) орындаушыларға қажетті ұйымдық техниканы, бөлмені беру және қажетті іскерлік ақпараттың көздерін көрсету;
7) басқару шешімдерін тиімді іске асыру бойынша орындаушылардың жұмысын белсендендіру;
8) басқару шешімдерін орындаушылармен орындау барысын жиі бақылауын жүзеге асыру;
9) іске асырылған басқару шешімдерінің тәжірибелік бағалауын жүзеге асыру;
10) басқару шешімін әзірлеу мен іске асыру бойынша құжаттаманы мұрағатқа тапсыру.
Ұйымдық-әкімшілік қызмет шеңберінде басқару аппараты мен басқарушылар (шешім субъектілері) басқару шешімдерін іске асыратын қызметкерлермен әлеуметтікпсихологиялық және насихаттық жұмыспен белсенді айналысуы керек.
Басқару шешімдерін әзірлеу мен іске асыру бойынша мамандарының көбі басқару шешімдерін әзірлеуге орындаушыларды, олар басқару шешімдері тұжырымдамасымен және одан шығатын міндеттермен алдын ала танысу үшін тартуға кеңес береді. Басқару шешімдерін іске асыруға қатысатын болашақ орындаушылар оған нақтылық элементтерін енгізеді, себебі басқару шешімдері пәнін, оның резервтері мен қиындықтарын жақсы біледі.
Басқару шешімдерін әзірлеуге алғыр ақылдары басқару шешімдерін әзірлеу кезінде өзіндік тәсілдерді табуға көмектесетін жаңашылдарды және өндіріс озаттарын тарту мәні бар.
Студенттің өзін-өзі тексеру сұрақтары:
1. Басқару шешімдерін әзірлеу формаларын атаңыз.
2. Басқару шешімдерін жүзеге асырудың қандай формаларын білесіз?
3. Мемлекеттік басқару қызметінде шешімдер, негізінен, қандай формада рәсімделеді?
4. Мемлекеттік басқаруда шешімдерді жүзеге асырудың қандай формалары қолданылады?
Ұсынылатын әдебиеттер тізімі
1. Юкаева В.С. Принятие управленческих решений: Учебник/ В.С. Юкаева, Е.В. Зубарева, В.В. Чувикова. — М.: Дашков и К, 2011. — 324 с.
3. Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения: Учебник/ Н.Л. Карданская. — М.: ЮНИТИ, 1999. — 407 с.
4. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений/ О.И. Ларичев. — М.: Логос, 2000. — 294 с.
5. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник/ Б.Г. Литвак. — М.: «Дело», 2000. — 392 с.
6. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник/ Э.А. Смирнов. — М.:
ЮНИТИ-ДАНА, 2002. — 271 с
7. Саак А. Э. Разработка управленческого решения: учебник по спец. «Государственное и муниципальное управление» / А. Э. Саак, В. Н. Тюшняков. — СПб.: Питер, 2007. — 272 с.
8.Разработка управленческих решений : учеб.-метод. комплекс для студентов специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление»/ Сост.: Ф. Г.
Давлятова – Уфа : РИО БАГСУ, 2008. — 77 c.
9.Учебно-методический комплекс по дисциплине «Управленческие решения» для студентов специальности 080507.65 «Менеджмент организации». – Самара: Изд-во: СИБиУ, 2010
10. Пирогова Е.В. Управленческие решения:Учебное пособие.- Ульяновск: УлГТУ, 2010. – 176 с.
11. Башкатова Ю.И. Управленческие решения. – Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. М., 2003. – 89 с.
12. Практика принятия решений в менеджменте. Методические рекомендации для проведения практических занятий по направлению подготовки 080200 «Менеджмент» / Сост. М. П. Прохорова. – Н.Новгород: Изд-во ВГИПУ, 2011. – 57 с.
13. Пирогова Е.В. Управленческие решения:Учебное пособие.- Ульяновск: УлГТУ, 2010. –
176 с.
14. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ В.И. Андреева. — 9-е изд., испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2003. — 184 с. — (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»)
15. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству/ В.И. Андреева. — М.: ЗАО
«Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2000. — 160 с.