6.1 Басшы жұмысын жоспарлау
Жоспарлау – адам қызметінің ажырамас бөлігі.
С.Н. Архангельский былайша атап көрсетеді: «…Психологиялық көзқарас тұрғысынан алғанда адамның болашақ іс-әрекетінің жоспарлауының мәні сол, ол белгілі бір іс-әрекетті орындаудың жолдарын, амалдары мен құралдарын ой елегінен өткізеді де, түпкі мақсаты етуді ойластырады». Сондықтанда да басқару аппаратының тиімді қызметі жоспарлануы тиіс. Ол үшін дербес жұмыс күнінің тәртібі, кәсіпорын жұмысының жалпы тәртібі, адамдарды өзара алмастыру графигі, жеке творчестволық жоспары т.б. жасалады.
Дербес жұмыс күнінің тәртібі белгілі бір жүйемен жүзеге асырылады. Әуелі жекелеген қызмет түрлері еңбек операцияларына бөлініп жұмыс уақытының құрылымы ойластырылады. Сараптап бағалау арқылы жекелеген жұмыс түрлерін орындауға жұсалатын қажетті жұмыс уақыты анықталады. Жұмыс күнінің қолайлы, құрылымын және нақтылы қалыптасқан жұмыс күні тәртібін ескере отырып дербес жұмыс графигі жасалады. Әрбір басшының дербес күн тәртібіне, ең алдымен, атқарылатын жалпы жұмыстар, содан кейін кәсіпорын басшысына қатысты басқа жұмыстар енгізілуі тиіс.
Жұмыс күні тәртібінің негізгі міндеттері: бір жұмыс күніндегі, аптадағы, ай ішіндегі басшылар мен мамандардың жұмысын ретке келтіру, басқару аппараттарының жалпы үйлесімділігі мен ұйғарымдылығын белгілеу, кәсіпорын жұмысының ұйғарымдылығымен мен ырғақтылығына қол жеткізу мақсатында өндірісті басқарудың оперативтілігін арттыру.
Жұмыс күнінің регламенті ауыл шаруашылығы өндірісіндегі маусымдылық ескере отырылып жасалады. Әрбір басшы мен маманның жұмыс күнінің тәртібі кәсіпорындағы жалпы жұмыс күнінің тәртібімен үйлесуі тиіс.
Бұл құжатта жұмыстың басталуы мен аяқталуы, түскі үзіліс, адамдарды жеке мәселелері бойынша қабылдау уақыты, өндірістік мәжілістерді, жиналыстарды, конференцияларды, диспетчерлік сағаттарды, агрозоотехникалық және экономикалық оқуларды, қоғамдық шараларды, сыртқы ұйымдармен байланысу уақыттарын көрсетеді.
Бұл құжатты кәсіпорын басшысы бекітеді. Басшылар мен мамандардың жұмысының тәртібі өз белгілеуіне сәйкес келуі үшін, олардың өзі уақыт аралықтары бойынша, сондай-ақ аудандық әкімшілік пен қоғамдық ұйымдардың жұмыс регламенті бойынша сәйкес келуі, еңбек заңдарының талаптарына сай болуы тиіс.
Жекелей творчестволық жоспарға өндіріс техникалары мен технологияларн жетілдіру, оны ұйымдастыру мен басқару, қызметкерлердің еңбек жағдайын жақсарту, осының негізнде өндірістің экономикалық тиімділігін арттыру жөнінде нақты шараларды жүзеге асыру көзделеді.
Айрықша қажеттісі:
– ой еңбегінде өз інің жұмысын жолға қою. Егер алғашқы сағаттарда жұмыс ойдағыдай істелетін болса:
– әуелі ең қиын жұмысты қолға алған жөн;
– жұмысқа кіріскенде бір минутты да босқа жіберме, сонда жұмысың өнімді болады;
– қиын жұмыстан жеңіл жұмысқа, жағымсыз жұмыстан жағымды жұмысқа, тартымсыз жұмыстан тартымды жұмысқа бірте-бірте ауыс.
Егер жұмыс аяғында ісің жақсы жүретін болса:
– ең жеңіл жұмысты алғашқы кезекке қалдыр;
– әуелі жұмысқа қажетті нәрселеріңді мұқият әзірлеп ал;
– әуелі жүріс-тұрысты көп қажет ететін шаруаларды тындыр, күнделікті міндеттерді күнделікке жазып қой, цифр деректерін есепте;
– жеңіл еңбектен ауырына, тартымды еңбектен тартымсызына бірет-бірте ауыс.
И.В.Ревельскийдің ой еңбегінің гигиенасы жөнідегі ұсынысы ерекше көңіл аударарлық:
1. Еңбек етуді тынығумен мұқият, әрі дұрыс алмастыр.
2. Қатты шаршама.
3. Дұрыс демала біл.
4. Жиі тынық және белгіленген күні еркін серуендеп демал.
5. Жұмыс күнінде толық бір сағаттық демалыс уақытын белгіле.
6. Ой еңбегімен дене еңбегіңді дұрыс үйлестіре біл.
7. Күн сайын бірнеше сағат жұмыс істеуге дағдылан. Ұзақ сарылып жұмыс істеу зиян.
8. Жұмысқа бірте-бірте құлшына кіріс.
9. Өз жұмысыңның үйреншікті қарқынын тездетуге де, баяулатуға да болмайды.
10. Ой еңбегіңде үзілісті тым жиілетуге болмайды.
11. Күні бұрын енжарлыққа салынба.
12. Зейініңе бөгет жасайтын, мазалайтын жайттарды барынша азайтуға тырыс.
13. «Ештен кеш жақсы» деген халық мақалы есіңізде болсын.
14. Бір іспен ұзақ уақыт шұғылданба.
15. Зерттелетін заттармен тұрақты байланыс орнат.
16. Толып жатқан цифр деректер мен анықтамалық сипаттағы нақты материалдарды есіңе сақтап, басыңды ауыртпа.
17. Істейтін жұмысыңның мақсаты айқындалғанда және оның пайдалы екендігіне көз жеткенде ғана қолға ал.
18. Уақытында тамақтанып отыр.
19. Көзіңді сақта.
Уақыт тапшылығын азайту, өзіңнің мақсаткерлігіңді, ұйымдастырушылығыңды арттыру үшін неміс маманы Л.З.Зайверт өзіндік өндірісті ұйымдастыруды ұсынады.
Өзіндік өндірісті ұйымдастырудың басты міндеті – өз мүмкіндігіңді барынша пайдалану, тіршілігінің бағыт-бағдарын саналы түрде меңгеру, сыртқы жағдайды меңгеру, оның өзі кәсіптік және өмірлік мақсаттарына жетуге, үнемдей отырып, жұмысты тиянақты орындауға, еңбекті жақсы ұйымдастыруға, әрі асығыстыққа, әбігершілікке салынбай-ақ жоғары нәтижеге жетуге ықпал етеді.
Жұмысты уақытты пайдалануды талдаудан бастайды, ол үшін өзің басшы ретінде қатысатын барлық жұмыс түрлерінің тізімі жасалып, оның деректерін кестеге түсіреді.
Жұмысты және уақыт шығынын талдау
|
Жұмыс түрі |
Уақыт аралығы |
Ұзақтығы |
А иә, жоқ |
Б иә, жоқ |
В иә, жоқ |
Г иә, жоқ |
А – қажетті жұмыс, Б – уақыт шығынының есесі, В – жұмысты орындау тиімді, Г – жұмысты орындау үшін белгіленген уақыт аралығы дұрыс алынған.
Өзіндік Өндірісті ұйымдастырудың қызметі: мақсат қою, уақытты жоспарлау, шешім қабылдау, оны жүзеге асыру және ұйымдастыру, бакылау.
6.2 Келушілерді қабылдау және әңгімелесу
Басшылар жұмыс уақытының көпшілік бөлігін өзінің қарамағындағы адамдармен әңгімелесуге, жұмыстың орындалуын бақылауға, келушілерді қабылдап жаңа мәліметтер алуға арнайды. Мұның өзі кездесуді ұйымдастырғанда, біріншіден, жұртшылықтың сеніміне ие болу үшін, екіншіден әңгімелесуші қолайлы, әрі түсінікті нышанда оған қажетті мәліметтерді беру, өз жұмвс тәжірибесін көрсету, пайдалы инициативаны қолдау үшін іскерлік танытуды қажет етеді.
Басшы жеке кездесудің көпшілігін қызмет үстінде қабылдау кезінде жүзеге асады. Қабылдау мәнері бойынша басшылар 3 топқа бөлінеді:
1 топ – мұндай басшыларға барлығы тобымен келеді, жалған демократ. Егер басшының қармағында жиырма қызметшілері болса, онда «Ашық есік саясаты» дұрыс деп саналады.
11 топ – мұндай басшыға кіру де, оны орнынан табу да қиын.
111 топ – мұндай басшының қабылдау тәртібі, кезектілік пен регламент сақталады, бұл ұнамды топ.
Қабылдауды екі түрге бөлуге болады: басшының инициативасы (шақыруы ) бойынша қабылдау және қол астындағылардың өтініші бойынша қабылдау.
Кездесудің бастапқы сәті бірнешеге түрге бөлінеді:
1. Басшы орнынан тұрмайды, бірақ келген кісіге қарайды.
2. Орнында отырып амандасады.
3. Орнынан тұрып амандасады.
4. Келушіні қарсы алып амандасады, орын ұсынады.
Тиімді қабылдау үшін қажеттісі:
– қызмет мәселелерінің және тікелей өзі қабылдайтын адамдардың тізімін белгілейді;
– кезек күттірмейтін мәселелер бойынша қабылдау уақытын дәл белгілеу, мұндайда қабылдау бағыныштының баяндамасы немесе мәлімдемесі түрінде өтеді (көбінесе жұмыс басталған кезде).
Өзіңнің ой-пікіріңнің, позицияңды жеткізудің, осыған көз жеткізудің ең қолайлы жолы жылы жүзді әңгімелесу. Әңгімелесу жиі өткізіле бермейтіндіктен, әсіресе кездесуге әр түрлі мамандар мен басшылар қатысатын болса, және егер де әңгіме өткізу инициативасы қызметі жоғары адамдар тарапынан болған жағдайда мұндай кездесуге барлық мүмкіндікті пайдалану қажет.
Осыған орай әңгімелесудің тәртібімен және тактикасымен, сондай-ақ әңгімелесушінің ой-ниетін бағалау тәсілімен жете танысудың маңызы зор.
Г.П.Мициг алуан түрлі жағдайға қатысты іскерлік әңгімені өткізудің бес негізгі принципін ажыратады Бұл принциптер әмбебап және де кез келген жағдайда қолданылуы мүмкін.
Бірінші принцип – әңгімелесушінің көңілін аудару (әңгімелесудің басталуы).
Әңгімелесуші адам біздің сөзіміздің пайдалы екеніне сенімді болса, ол бізді ықылас қойып тыңтайды. Демек, біз әңгімелесушіні сөзге тарта білуіміз қажет. Бұл екінші принцип (мәлімет беру). Келесі қадамның мәні мынада: біздің идеямыз бен ұсынысымыз келісе отырып, ол қолайлы шешім қабылдайды, өйткені бұл идея мен ұсынысты жүзеге асыру оған және оның кәсіпорнынаедәуір пайда келтіреді. Бұл іскерлік әңгіме өткізудің үшінші принципі – мұқият негіздеу принципі.
Әңгімелесуші айтылған жайттарға қызықтыра және сендіре отырып, біз оның не ойлап отырғанын айқындауымыз қажет. Демек, төртінші принцип – бізбен әңгімелесушінің тілегін айқындап, күдігін сейілту.
Іскерлік әңгімені өткізудің маңызды сегіз нұсқауын есте сақтау қажет. Оның әмбебап, тың сипаты мынадай қарапайым фактіге негізделеді: біз кез келген әңгімелесушіге бейімделуіміз немесе онымен оңтайлы қарым-қатынас орнатуымыз қажет.
Әңгімелесушінің сөзін ақыр аяғына дейін мұқият тыңда.
Әңгімелесуші адамның иландыра айтқан сөзін ешқашан теріске шығарма.
Кикілжіңнен, дәлелсіз сөзуарлықтан аулақ бол.
Әңгімелесуші адаммыңды құрметте.
Мүмкіндігіңше сыпаый, ашық-жарқын, кең пейілді, өнегелі бол.
Қажетті жерінде жігерлі бол, бірақ әңгіме барысы қызу айтысқа ұласқанда салқын қандылық көрсет.
Іскерлік кеңестің табысты болуы, әріптесіңіздің мінез-құлқындағы ерекшеліктерді қаншалықты білгендігіңізде, әрі әңгімені дұрыс арнаға салатындығыңызға байланысты.
Қабылдауды ұйымдастыру:
– белгіленген уақытты мүлтіксіз орындау қажет;
– қабылдауды ұйымдастырғанда басқа келушілерде, телефон щылдыры да бөгет жасамайтын болсын.
Мұқият тыңдаушының орындауға тиісті жағдайлары:
1-жағдай. Әңгіме өткізгенде бөгет ой болмасын. Сөйлеу жылдамдығына қарағанда ойлау жылдамдығы төрт есе көп болатындықтан, «бос уақытты» естіген сөздерді сын көзімен талдап, қорытуға пайдаланамыз.
2-жағдай. Сіз тыңдап отырғанда, келесі мәселені ойластыруға, әсіресе, қарсы дәлел айтуға әзірленудің қажеті жоқ. Бұл өмірде жиі кездеседі.
3-жағдай. Зеініңізді негізгі мәселеге шоғырландырып, қсалқы ойларды ысырып қойыңыз. Әсіресе, дайындықсыз келген шешендерді тыңдау өте қиын.
6.3 Іскерлік мәжілісті ұйымдастыру және өткізу
Іскерлік мәжіліс – белгілі бір міндеттерді ойластырудың және көпшілік болып қабылдаудың кең тараған тәсілі. Қазіргі техникалық құралдар мен басқал\рудың ғылыми тәсілі кеңінен қолданылып отырғанына қарамастан, іс-әрекеттің мұндай нышаны қазір де өз рөлін жойған жоқ. Оның үстіне үнемі күрделеніп отырған басқару жүйесі жағдайында іскерлік мәжіліс ерекше маңызды бола түсуде.
Іскерлік мәжіліс шартты түрде қарастырылатын мәжілістің (әкімшілік, иехникалық, кадр, қаржы, технологиялық, жедел шешілетін мәселелер) ерекшеліктеріне, қатысушылардың құрамы мен сапасына, мәжілісте қаралаиын мәселелердің ауқымы мен санына, құрылымы мен ұйымдастырылуына, мәжілісті өткізу тәртібіне т.б. орай бөлінеді.
Мәжіліс басқв белгілер бойынша жіктелуі мүмкін. Оны өткізу стиліне қарай американдықтар диктаторлық, автократтық, сегретативтік, пікірлесу, еркін кеңесу деп бөлеседі.
Бізде шешілетін мәселелерге орай мынадай жіктеулер қолданылады:
Проблемалық мәжіліс – мұның міндеті – басқарудағы қолайлы шешім іздестіру, бұл талқылау нәтижесінде және де дауысқа салу арқылы қабылданады. Мұндай мәжілістің схемасы: баяндама жасау, баяндамашыға сұрақтар қою, жарыссөзге шығу, шешім шығару.
Нұсқаулық мәжіліс – оның міндеті – жоғарыдан төменге қарай басқару схемасы бойынша жарлық беру, қажетті байлныстар орнату, оларды жеделді орындату.
Жедел мәжіліс – оның міндеті – басты өндіріслегі күнделікті істің жайы туралы мәлімет алу болып саналады. Өзінің мақсаты мен өткізу сипаты жағынан бұл диспетчерлік мәжіліске ұқсайды.
Мұндай мәжілістерде баяндамаларда ұзақ сөйлеушілер де болмайды, тек пікір алысады.
Әрбір басшы басқарудың тиімді тәсілі ретінде мәжілісті, оның жоғарыда аталған түрлерін іскерлікпен пайдалана білуі тиіс. Оларды ұйымдастырудың жалпы схемасымынадай тәртіппен өткізіледі.
Өндірістік кәсіпорындардағы, әкімшілік органдардағы, ғылыми-зерттеу институттарындағы және конструкторлық бюролардағы іскерлік мәжілістердің өзіндік ерекшелігі бар. Оларда ең алдымен мүдделі мәселелер қаралады. Егер кәсіпорындарда көбінесе өндірістік мәселелер талқыланса, әкімшілік органдарда мәселенің көпшілігі жоспарды жасауға және орындалуын бағалануына арналады.
Мәжілісті әзірлеудің және дайындаудың да өзіндік ерекшеліктері бар.
Мәжіліске әзірлік – алуан түрлі ұйымдық және техникалық шаруалардың жиынтығы болып саналады.
Мәжіліс мақсаты айқындалғаннан кейін, оны жүйелі түрде әзірлеу жүзеге асырылады, яғнимәжілістің күн тәртібі, міндеттері белгіленеді, қатысушылар құрамы анықталады, мәжіліс уақытының ұзақтығы, күні және өткізу уақыты көрсетіледі, баяндамашылар мен шығып сөйлеушілер белгіленеді, адамдар жұмыс істейтін бөлмені немесе залды әзірлейді.
Мәжілісті аптаның белгілі бір күні ұйымдастырып, ұзақ мерзімге жоспарлаған дұрыс, мұның өзі қатысушылардың жақсы хабардар болуына, әрбір мәжілісті тыңғылықты әзірлеуге ықпал етеді.
Күн тәртібі мен мәжілістің ұзақтығы туралы. Әрбір мәжілісте қаралатын мәселелердің тізімін көбейту арқылы оны өткізу санын азайтқан жөн.
Мәжілісте қаралатын мәселелерді көбейте отырмәжіліс санын шамамен 30-40% -дай қысқартуға болады. Мұнда 2-3 басты мәселені және бірнеше ұсақ-түйек мәселелерді қараған жөн.
Баяндама әзірлеу. Мәжілістің табысты өтуі баяндама сапасына байланысты. Баяндама тым ұзақ болған жағдайда мәжіліске қатысушылар құлақ қойып, тыңдаудан қалады, жалығады, көңілсізденеді. Баяндаманың қысқа әрі нұсқа болуы – мәжілістің табысты өтуінің кепілі. Бұл маңызды істі, проблеманы жақсы білумен қоса, сөйлеу мәдениеті жетік адамға тапсырған жөн. Баяндамада ақиқат материалдар айтылуы тиіс.
Сөйлеуге әзірлену. Мәжіліске қатысушылар күн тәртібімен және барлық қажетті материалдармен күні бұрын танысуы , қойылған мәселелердің кімдерге қатысты екніндігі нақты көрсетілуі, шығып сөйлеушілерге өз ойын толық айтуға мүмкіндік беруі тиіс.
Мәжілісті басқарушыны дайындау. Көптеген мәжілістер бастала салысымен сәтсіздікке ұшырайды. Мұның өзі мәжілісті басқарушыны күні бұрын әзірлемегендіктен болады. Басқару жөнінде батыс германиялық маман, доктор В.Щребловский мәжілісті басқарудың ғылыми тәсілін пайдалануды ұсынады. Ол үшін мына ережені сақтаған жөн:
1. Мәжіліс тақырыбын мұқият айқындап алу қажет, қандай нәтиженің – шешімін қабылдаудың, ұсыныс берудің немесе қатысушыларды иландырудың қажет екендігін де айқындап алуың қажет.Тек осының өзі ғана мәжілістің табысты өтуінің алғышарты бола алады.
2. Күн тәртібін мұқият ойластыру қажет. Әуелі тез шешетін мәселелерден бастаған жөн. Мәжіліске қатысушылардыалғашқы жетістік едәуір көңілдендіріп тастайды.
3. Талқылау барысында қаралуға тиісті фактілермен мәжіліске қатысушылардың танысқандығына көз жеткізу қажет. Мұндай таныстырудымәжіліс басталар бұрын, құжаттарды тарата отырып, ұйымдастыруға болады
4. Кіріспе сөзде талқылынатын проблемаларды қысқаша (3-5 минуттай) түсіндіріп өткен жөн.
Мәжіліс төрағасы неден бас тартуы тиіс?
Паркинсонның пікірінше, мәжіліс төрағасының қолайсыз 4 типі болады:
– үстемдік етушілер (подависты) – олар қызу басталған талқылауғақысым көрсетуге тырысады;
– елірмелер (дурманисты) – бұлар мақсатқа басқаша жолмен жетеді. Олар мәжіліскеқатысушыларды өз білімімен таң қалдыруға тырысады, бірақ жұртшылық мәжіліс төрағасының не жөнінде айтып отырғаны туралы ештеңе білмейді. Бұған екінші бір елірме қарсы келуі мүмкін.;
– қорқытушы (устрашист)- бұл ауыр бульдозер: бұл дауысы ащы шығатын қызыл шырайлы адам, оған қарсылық көрсете қалсаң, шабынан тулап, қояншыға ұстай жаздайды;
– былықтырғыш (путанист) – тиісті жерде мәжілістің берекесін кетіреді. Мұндайда ешкім не мәселе талқыланып отырғанына, тіпті күн тәртібіндегі қандай бапқа таласып отырғаны туралы бейхабар қалады.
Бөлмені әзірдеу – бөлменің дыбыс өткізбеушілігі жақсы, ауа температурасы қалыпты, мебельдері, желдеткіштері жұмыс істеуге ыңғайлы болуы тиіс.
Мәжілісті өткізу. Қанша адамның келмегеніне қарамастан мәжілісті дәл белгіленген уағында өткізу қажет. Оны дер кезінде өткізудің өзі-ақ кешігушілерді бірте-бірте азайтады. Мәжіліске қатысушылар оның жұмысына белсене ат салысуы тиіс. Мұндайда басшы (төраға) қабілетінің зор мәні бар. Адамдарды зорлап сөйлетудің де қажеті жоқ. Егер мәжіліс шиеленісе бастаса, әзіл-оспақпен сейілткен жөн.
Регламент кез келген мәжілістің бұлжымас заңы болуы тиіс. Мәжіліске кешігуі секілді, регламенттің бұзылуы да қызметтегі кемшілік болып саналады. Оның үстіне жиналысқа қатысушы тек өз жұмыс күнін ғана кемітетін болса, ол жиналысты кешіктіру бүкіл ұжым мүшелерінің жұмыс күніне, яғни өндріске үлкен зиянын тигізеді.
Ұйымдық техникаларды қолдану. Негізгі түрлері: көрсететін бейне құралдар, радиомикрафондар, дауыс зорайтқыш құралдар, компьютерлер регламенттік және хаттамалық (протоколдық) ұйымдық техникалар көбеткіш аппараттар.
Мәжілістің өнімдігі туралы. Ұсақ-түйек мәселелер жөнінде мәжіліс өткізіп бүкіл ұжым мүшелеріне қымбат уақытын алудың қажеті жоқ. Өйткені, іскерлік мәжіліс өткізудің өзі қымбатқа түседі екен: бұған көптеген адамдар қатысып, былай-ақ шешілетін мәселелерге қыруар уақытын жұмсайды.
Көптеген адамдардың өндірісті мәселелерді іскерлік мәжілістерде шешуге дағдылануына шек қою үшін, АҚШ-тың кейбір фирмалары практикаға мәжілістерге жұмсалатын адам сағатқа (лимит) чек кітапшасын енгізеді.
Б.Н. Волгин кейбір мәжілістер үшін тиімділіктің шартты бағасының тәсілін ұсынады.
Мәжілісті өткізуге жұмсалатын шығын сол мәжілістің ұзақтығына, оған қатысатындар санын, қатысушылардың орта есеппен алғандағы жалақысына байланысты. Мәжіліске қатысушылардың орташа жалақысы орташа арифметикалық шама бойынша анықталады:
Мұндағы Ж – мәжіліске қатысушы бір адамның жалақысы;
И – Қатысушылардың жалпы саны.
Егер мәжіліске басқа ұйымдардан іссапармен келушілер қатысқан болса, онда олардың жалақысы іссапар шығыны бойынша алынады.
Орташа жылдық жалақы
мұндағы Сж бір айдағы жұмыс сағаты.
Сонда мәжілісті өткізудің жалпы шығыны мынаған тең:
М=И (ТМ+Тқ) ×
мұндағы ТМ – мәжілістің ұзақтығы,
Тқ – әрбір қатысушының жиналуға, мәжілісті күтуге жұмыс орнына қайтып оралуына жұмсалатын қосымша шығынның орташа шамасы.