ҚАЗАҚСТАН МҰРАҒАТТАРЫН БАСҚАРУ МӘСЕЛЕСІ
Еркенова Әйгерім (Қазақстан)
Әл-Фараби атындағы ҚазҰУ
Ғылыми жетекшісі: т.ғ.к., доцентАлпысбаева Н.К.
Қазақстан Республикасының архивтерін басқаратын Ақпарат және мәдениет министрлігінің, ақпарат және мұрағат ісі комитеті. Республикалық, облыстық, қалалық мұрағат мекемелері мұрағат істері басқармасының органдарына тікелей есеп береді.
Мұрағат мекемелері ҚР ұлттық мұрағаттық қорын қалыптастырып, құжаттардың пайдалануын және ғылыми дамудың тұрақты сақталуын, аяқталуын орындайды. Мұрағаттар, республика, облыс, қалалық бюджет құралдары, сонымен қатар бюджеттен тыс құралдары есебінен қаржыландырылады. Мұрағат өз қызметінде Қазақстан Республикасының заңнамаларымен, ҚР президентінің тапсырмасымен, ҚР Үкметінің қаулысы мен өкімдерімен, ҚР мәдениет және ақпарат министірлігінің ақпарат және мұрағат комитетінің, жоғарғы мұрағат органдарының тапсырмалары мен республика, облыс, қала заңнамаларымен басқа да актілермен құжаттамаларды сақтау орталығы мемлекеттік мұрағат туралы ережелермен басқарылады. Ереже мұрағаттық органмен бекітіледі. Мұрағат өз қызметін танымал және ағымдағы жоспар негізінде іске асырады.
Ведомстволық мұрағат мекеменің немесе ұйымның басшысының бұйрығымен құрылады. Ұйымдар, мекемелердің бөлімшелері мен бөлімдері уақытымен немесе басқа да қорларды толықтыру көздерін мұрағатқа құжаттарын тапсырып отыруын қамтамассыз ету үшін және құжаттардың сақталуын, есепке алынуын, ретке келтіріп пайдалануын ережелерге сай қамтамассыз етіп мемлекеттік сақтауға өткізуді қадағалайды. Мекеменің мұрағаты жеке бөлімше ретінде құрылады және оны мұрағат меңгерушісі басқарады. Мекеменің мұрағатын жүргізуде мұрағаттанушы қызметкерлер ҚР заңнамаларын, мұрағат ісі бойынша заңдық актілерге, үкімет қаулылары мен шешімдерін және ұйым басшылығы бекіткен ереже нұсқаулықтарды ескере отырып және басқа да әдістемелік-нұсқаулық құжаттарды пайдалана отырып іске асады. Мұрағат басшылықтың бекіткен жоспары бойынша жұмыс істейді. Мұрағаттың жұмысын қадағалайтын мекеменің немесе ұйымның басшысы. Мекеме мұрағатының ұйымдастырушылық-әдістемелік ережелерінің дұрыс орындалуына мемлекеттік мұрағат немесе мұрағаттың меңгеруші маманы немесе жауапты адамы жүзеге асырады.
Басқарудың негізгі функциялары.Қазіргі қоғамда бәсекеге жарамды болу үшін әрдайым дамып, жетіліп отыруға дайын болуы қажет, қазіргі таңдағы технологияларды меңгерумен қатар оларды пайдалана білу қажет.
Басқару жалпы айтқанда – техника-технологиялық, биологиялық және қоғамдық жүйелермен ортақ қасиеттері бар:
1. Жүйенің бар параметрлерін сақтауға және қолдауға;
2.Қандай да бір параметрлерін өзгерту (-+);
3.Қандай да бір парамтрлерін үлкейту, яғни бір параметрлерді 0-ге теңестіру;
Басқарудың түрлері бар нысанмен анықталады немесе нақты басқару нысанымен анықталады:
Тенико-технологиялық жүйелеп басқару;
Технологиялық үрдісті автоматтандырылған жүйені басқарудың түрі;
Биологиялық жүйе; Бұл басты обьект пен субъектіні басқаратын адам болып табылатын, қоғамдық жүйе;
Дәл соңғы басқарудың түрі менеджмент терминіне сай келеді.
Бүгінгі таңда басқарудың басты функцияларына мыналар жатады:
Ұйымдастыру – мақсатқа қол жеткізу үрдісін ұйымдастыру, шешімдер мен іс-әрекеттер мен мақсаттарды шешуді ұйымдастыру;
Болжам жасау – оқиғаның ықтималдығын анықтаудың жүйесі мен үрдісі;
Жоспарлау – белгілі бір уақытқа жоспарды құрдың жүйесі мен үрдісін анықтау;
Координациялау – жұмыстарды мақсатына, орындаушысына, көлемі мен уақытына қарай өзара үйлестіру;
Қызметкерлермен жұмыс – әртүрлі тәсілдермен жұмысты ынталандыру, қызметкерлерді психологиялық уәждеу;
Маркетинг – тауарларға сұраныстарды қанағаттандарумен айналысатын ғылым саласы;
Паблик рилейшнс – қоғаммен байланыс:
Инновациялар – ұйымдер мен мекемелердегі жаңа енгізілімдер;
Атап өтілген функциялардың ішіндегі мұрағат ісіне тікелей қатысы бар үш функцияны ерекше атап өтуге болады: жоспарлау, қызметкерлермен жұмыс және маркетинг.
Алайда бұл функцияларды қарастырмас бұрын, мұрағат ісінің негізгі заңдық актілерін қарастырайық. Мұрағаттың қызметінде негізгі құжаттар болып төмендегі тізімде көрсетілген құжаттар саналады:
Мемлекеттік мұрағаттар үшін:
Мұрағат туралы ереже;
Мұрағаттың құрылымдық бөлімшесі туралы ереже;
Мұрағаттық бөлімше және штаттық кесте;
Бір жылдық мұрағаттың шығындары туралы сметасы;
Қызметкерлердің қызметтік нұсқаулығы;
Ведомствалық мұрағаттарға:
Мұрағат туралы ереже;
Құжаттық қамтамассыз ету туралы нұсқаулық, басқаруды қамтамассыз ету немесе құжаттануды ұйымдастыру туралы нұсқаулық;
Қызметкерлердің нұсқаулық ережесі
Мұрағат жұмысы жоспар және есеп негізінде де жүзеге асырылады.
Мұрағаттың бір жылдық жұмыс істеу жоспары;
Мұрағаттың бір жылдық ғылыми-зерттеу жұмыстарының жоспары;
Мұрағаттың бір жылдық ғылыми-басылымдық жұмысы;
Мұрағат бөлімшелерінің жылдық қызмет ету жоспары;
Жеке қызметкердің жұмыс жоспары немесе қызметкердің еңбегін есепке алу күнделігі
Мұрағаттың бір жылда бітірілген жұмыстар есебі;
Жарты жылдық немесе тоқсандық бітірілген жұмыстардың есебі;
Бөлімшелердің бір жылда, жарты жылда және бір тоқсанда бітірілген жұмыстарының есебі;
Мұрағат қызметкерлерінің жұмыс уақытын өлшеу табелі;
Ведомствалық мұрағаттарға:
Мұрағаттың жылдық жұмыс жоспары;
Жоспарлар мен кестелер істерді қабылдау және толықтыру туралы жылдық және жарты кварталдық бөлулер;
Істерді мемлекеттік сақтауға өткізудің жылдық және жарты кварталдық жоспар-кестелері;
Жылдық жоспардың орындалуы туралы жылдық есеп;
Мұрағат қызметкерінің еңбегін есепке алу күнделігі;
Мұрағат қызметкерінің жұмыс уақытын есепке алу табелі
Жоспарлар: болашақтық, жылдық, жарты жылдық, кварталдық болуы мүмкін. Жоспар кіріспеден, мәтіннен есеп бөлімінен және ұсыныстардан тұруы мүмкін. Есептер жоспарға сәйкес болуы тиіс. Оларға мұрағаттық анықтамалар және басқа да ақпараттық құжаттар қосымша ұсынылады. Жұмыс уақытын есепке алу кезінде типтік нормаларға сүйенуге болады.
Мұрағат қызметкерлерінің жұмысын ұйымдастыруға мына критерилер кіреді: кадрды таңдау және оны тиімді орналастыру және материалдық-техникалық ресурстарды тиімді пайдалану және де қызметкерлерге жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау. Мамандарды жұмысқа алу мұрағаттың штаттық кестесіне сәйкес жүзеге асырылады. Сонымен қатар жұмысқа алу барысында қызметкерлердің жеке бас және іскерлік қасиеттері, біліктілігі ескеріледі. Жұмысқа кіріспес бұрын жаңадан жұмысқа орналасқан мамандарды қауыпсіздік шараларымен және өртке қарсы қауіпсіздік шараларымен, мұрағаттың ережелерімен таныстырылады. Қызметкерлердің біліктілігін тексеру емтихандары, яғни аттестациялау 3 жылда бір мәрте өткізіледі. Аттестацияны нашар өтіп, өз лауазымына сай емес деп тағылған жағдайда, қызметкер ол лауазымынан айырылады. Мұрағат жұмысшыларының біліктілігін арттырып отыру мақсатында мұрағатта курстар, дәрістер, жиналыстар өткізіліп отырады.
Мұрағатшы маман құжаттардың сақталуын қамтамассыз етуге қауқарсыз немесе құжатты жоғалтса, рұқсатсыз пайдалануға берген жағдайда, себепсіз сақтауға алған кезде, құжаттарды пайдалану және оқырмандарға қол жетімділік ережесін сақтамаған жағдайда жауапқа тартылуы мүмкін.
Мұрағат ісі құқықтық негізде тіректенеді. Мұрағаттың құқықтық-нормативтік тірегін мұрағат туралы заңнан басқа, Қазақстан Республикасының азаматтық, әкімшілік және еңбек нормаларында арнайы бөлімінде толығырақ қарастырылған. Тағы да үкіметтің қаулылары, жарлықтары мен ведомствалық нормативтік актілер. Соңғыларға үкіметтің шығарған бұйрықтары мен мемлекеттік және ведомствалық мұрағаттардың негізгі ережелері, салалық нұсқаулықтар және нормативтер, мысалыға мұрағат туралы жарғы, типтік құрылым, уақыттың типтік нормалары. Алайда мұрағаттың директоры мен бөлімшелерінің басшылары басшылыққа алатын нормативтік құжаттар сол мұрағатта, сол мекемеге арнайы жасалып ҚР мұрағат ісін басқару органдарымен бекітілуі керек. Бұл құжаттардың құрылымы мемлекеттік мұрағаттар және мекеме мұрағаттары деп бөлінеді. Мемлекеттік мұрағаттары мен мекемелік мұрағаттардың ерекшеліктерін төмендегі көрсеңіз болады.
Мемлекеттік мұрағат және мұрағат мекемелері туралы ереже (жарғы) мекеменің заңдық ахуалын анықтайды, дәреже (орталық республикалық, біріккен ведомствалық), мұрағаттың көрінісі (толықтыру көздері, сақтауға алынатын, құжаттар құрамы); мұрағаттың міндеттері, құқығы, функциялары, мұрағат ісінің ұйымдастырушылық негіздері. Мұрағаттың құрылымдық бөлімшелері туралы ереже ұйымдағы мұрағаттың құрылымдық бөлімшелерінің құқықтарын, функцияларын, жұмыстың ұйымдастырылуын анықтайды. Қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулығы мұрағатшылардың міндеттерін, құқықтарын және жауапкершілігін анықтайды. Бұндай нұсқаулық мұрағат директоры мен оның орынбасарынан басқа барлық қызметкерлерге құрастырылады.
Штаттық кесте – мекеменің немесе ұйымның қызметтер тізімі, қызметтік жалақы мен қызметтің көлемі көрсетілген.
Мұрағат туралы ереже және құжаттанулық қамтамассыз етуді басқару туралы құжаттардан тыс қағаздарға мұрағат директоры қол қоя алады.
Мемлекеттік мұрағат және орталық салалық мұрағаттар туралы заңдар, ережелер, қаулылар мұрағат ісін басқаратын арнайы органдармен бекітіледі. Солай мұрағат мекемесі туралы ереже заңдық тұлғамен мемлекеттік мұрағатта бекітіледі. Мұрағат туралы ереже және құжаттанулық қамтамассыз етуді басқару туралы құжаттардан тыс қағаздарға мұрағат директоры қол қоя алады.
Мемлекеттік мұрағат және орталық салалық мұрағаттар туралы заңдар, ережелер, қаулылар мұрағат ісін басқаратын арнайы органдармен бекітіледі. Солай мұрағат мекемесі туралы ереже заңдық тұлғамен мемлекеттік мұрағатта бекітіледі.