1. Ақпаратты адамдардың бір-бірінің арасындағы, адам мен техника арасындағы және техника мен техника арасындағы мәлімет алмасу ретінде қарастыру керек. Басқару саласындағы ақпарат – шешім қабылдауда қолданылатын басқару субъектісі үшін жаңашылдық элементтерін қамтитын мәліметтер, хабарламалар. Басқарудағы ақпараттың ролі ерекше. Ол — басқару еңбегінің пәні, басқару шешімдерін негіздеу құралы. Яғни ақпарат басқару процесінің негізін қалаушы база болып табылады. Басқаруда қабылданған шешімдердің тиімділігі көп жағдайда ақпараттардың түріне байланысты.
Шартты түрде шешім қабылдау барысындағы ақпаратты келесідей түрге бөлуге болады:
объектісі бойынша: тауар (қызмет) сапасының көрсеткіштері, оның ресурс сыйымдылығы, нарық инфрақұрылымының параметрлері, қоршаған ортаны қорғау параметрлері, аумақтың әлеуметтік-экономикалық дамуының көрсеткіштері, т.с.с.
берілу формасы бойынша: вербалды (сөзбе-сөз) ақпарат және вербалды емес ақпарат;
уақыттың өзгеруіне байланысты: шартты түрде тұрақты ақпарат және шартты түрде тұрақсыз ақпарат;
берілу тәсілі бойынша: спутниктік, электрондық, телефондық, жазбаша т.с.с.;
берілу режимі бойынша: уақытпен регламенттелген, сұраныс бойынша, белгілі бір уақытта мәжбүрленген ақпарат;
бағытталуы бойынша: экономикалық, техникалық, әлеуметтік, ұйымдық, т.б.;
басқару объектісінің субъектіге қатысы бойынша: ұйымдар арасындағы, ұйым бөлімшелерінің арасындағы, жетекші мен орындаушылар арасындағы т.б.
ұйымдастырылу сипаты бойынша: жүйеге келтірілген, жүйеге келтірілмеген.
Басқару процесіндегі ақпарат құжатталған және құжатталмаған ақпарат түрінде болады.
Құжатталған ақпарат келесідей түрде болады:
o есептер; o анықтамалар; o мәжіліс хаттамалары; o баяндау жазбалары; o хаттар; o қаулылыр; o жоспарлар; o бұйрықтар; o нұсқаулар;
Құжатталмаған ақпарат, көбінесе, телефон, жеке әңгімелесу, кеңес беру арқылы және ауызша түрде беріледі. Жүйеге келтірілген ақпараттардың барлығы құжатталады, ал жүйеге келтірілмеген ақпарат ішінара ғана құжатталады. Ақпараттың аспектілері:
семантикалық аспект (мәні мен мағынасы);
аксиологиялық аспект (құндылығы);
симеотикалық аспект (маңыздылығы);
коммуникативтілік аспект (жүйедегі ақпараттық байланыстар);
теориялық-бейнелік аспект (ақпараттың бейнеленуі, мысалы, бұқаралық ақпарат құралдарында);
гносеологиялық аспект (танымдық);
казуалдық аспект (ақпаратты берудегі себеп-салдарлық байланыстар);
сандық аспект (оның өлшемділігі);
физикалық аспект (формасы/кітап, диск, флэшка/). Ақпараттың сапасына қойылатын талаптар:
өзектілігі;
сенімділігі;
толықтығы;
шынайылығы;
кешенділігі;
ақпараттың алынатын қайнар көзінің және тұтынушысының болуы (адресность); заңға қайшы келмеу;
бірнеше мәрте пайдалану мүмкіндігі;
ақпаратты жинақтау, өңдеу және берудің жоғары жылдамдығы;
кодталу мүмкіндігі;
нақтылығы;
дер кезінде болуы (уақытылы болуы).
Ақпараттық жиынтық (массив) – басқару органдары басқару әрекетін ұйымдастыру үшін қолданатын, белгілі бір белгілері бойынша реттелген барлық ақпарат түрлерінің жиынтығы. Ақпарат массивін құрудың мақсаты – ақпаратты ұтымды жүйелендіру есебінен басқару тиімділігін арттыру, шешілетін мәселелердің сипатына байланысты ақпаратты басқару деңгейлерінің арасында дұрыс бөлу.
Ақпараттық жиынтық келесілерді қамтамасыз ету керек:
• ақпаратты тұтынушының сақталған ақпаратты тікелей және бірнеше мәрте пайдалана алуына мүмкіндік беру;
• барлық деңгейдегі басқару органдарының ақпараттық қажеттіліктерін неғұрлым толыққанды қамтамасыз ету;
• сұраныс бойынша ақпаратты жедел іздестіру және беру;
• ақпараттың бұрмаланудан сақтау;
• ақпаратқа санкциясыз қолжеткізуден қорғану.
Ақпарат ағыны — қайнар көзден ақпаратты тұтынушыға дейінгі ақпараттың мақсаттық қозғалысы. Ақпарат ағынын ұтымды етудің мақсаты – ақпараттың өзара қайталануын болдырмау, оның өту маршрутын азайту, басқару органдары арасындағы ұтымды ақпарат алмасуын қамтамасыз ету.
Ақпарат көлемі – ақпараттың шартты бірліктер (ақпарат өлшем бірлігі болып табылатын бит, сөздер, хабарламалар, белгілер, әріптер, парақтар т.б.) көмегімен өлшенетін сандық сипаттамасы. Ақпарат көлемі басқару органдарының ақпараттық жүктелуін анықтау, басқару процедураларын автоматтандыру жөнінде шешім қабылдау үшін қолданылады.
Алынатын ақпараттың құндылығы қойылған міндеттің дәлдігіне байланысты, өйткені дұрыс қойылған міндет ғана шешім қабылдау үшін нақты ақпаратты анықтай алады. Басқару шешімдерін қабылдау үшін келесілерді білу керек: шешім қабылдау үшін қандай бастапқы ақпарат қажет;
шешім қандай ақпараттық құжаттарда рәсімделеді;
бастапқы директивалық ақпарат басқару объектісіне, орындаушыларға қандай құралдармен жеткізіледі;
басқару органдарына шешімнің орындалу барысы мен нәтижелері туралы қандай ақпарат берілуі керек;
ақпаратты кім, қашан және қандай жағдайда беруі міндетті;
ақпарат қалай рәсімделеді, қандай құралдармен, қандай каналдармен беріледі;
ақпарат кімге арналған, басқару субъектілеріне қандай көлемде беріледі; ақпаратты дер кезінде алу мен оның сенімділігін қамтамасыз ету жолдары мен құралдарын білу, оның өтуін бақылау, шынайылығын тексеру;
басқару объектісінен алынған ақпаратпен жұмыс жасау орнын, әдістерін, техникалық құралдарын, адамдарды білу;
ақпаратты сақтауды, өңдеуді, пайдалану тәсілдерін, ақпартты кім пайдаланатынын білу;
алынған ақпараттың негізінде жаңа шешім қабылдаушыны немесе бұрынғыны түзетуші тұлғаны білуі;
директивалық немесе реттелетін ақпараттар формасын, оның берілу кезеңділігін, алушылар мен орындаушыларды, орындаушыларға жеткізу мерзімдерін білу керек.
2. Процесс ретінде ақпараттық қамтамасыз ету «коммуникация» ұғымымен байланысты. «Коммуникация» («communicatio») сөзі латын тілінен аударғанда «байланыстырамын» деген ұғымды білдіреді. Жалпы, коммуникациялық процесс дегеніміз — екі немесе одан да көп адамдар тобының хабарлармен, мәліметтермен алмасуы.
Басқарудағы коммуникация дегеніміз – басшылықтың тиімді шешім қабылдау үшін ақпаратпен алмасуы және шешімдерді ұйым қызметкерлеріне жеткізуі. Коммуникация -өзара байланысты қадамдардан тұратын күрделі процесс. Әрбір қадам ойды басқа бір тұлғаға түсінікті ету үшін қажет. Жетекші өз уақытының 50-90%-ын коммуникацияға жібереді екен.
АҚШ зерттеушілерінің пікірінше, басшының жетістігінің 85%-ы коммуникациялық қасиетке, 15%-ы кәсіби білімге байланысты екен.
Коммуникацияның негізгі түрлерінің қатарында төмендегілер ерекшеленеді:
1) ұйым мен сыртқы орта арасында;
2) көлденең коммуникация – бөлімдер арасындағы коммуникация;
3) тік коммуникация – деңгейаралық коммуникациялар (түрлі деңгейлердің жетекшілері арасындағы, жетекші мен қарамағындағылар арасындағы, жетекші мен жұмыс тобы арасындағы);
4) бейресми коммуникациялар – сыбыс тарату каналы (мысалы, жұмысшыларды қысқарту, кешіккені үшін жаза қолдану, қызмет бабымен жоғарлату немесе төмендету). Бейресми каналдар арқылы берілген мәліметтер мен хабарлардың 80-90% әрқашан да дәл деп танылады.
Басқару қызметінің барлық түрі ақпараттар, хабарлар, мәліметтер айналымы коммуникациядағы байланыс процестері деп аталады. Коммуникация процесінде 4 базалық элемент қарастырылады:
жөнелтуші, жіберуші — идеяны генерациялайтын, ақпаратты жинақтап, өңдеп жіберуші тұлға. Оны коммуникатор деп те атайды. Мемлекеттік басқару саласында мемлекеттік органдар коммуникатор бола алады.
хабарлама- символ арқылы кодталған ақпарат.
каналдар — ақпаратты беру құралдары (ақпаратты тарату каналдары, кері байланыс каналдары).
ақпарат алушы — хабарды қабылдаушы тұлға (реципиент). Коммуникацияның негізгі сатылары:
идеяның туындауы. Идеяны тұжырымдауға байланысты ақпаратпен жүзеге асады. кодтау және каналдарды таңдау. Идеяны бермес бұрын жөнелтуші символдың көмегімен хабарларды кодтау керек. Ол үшін жөнелтуші сөздер, дауыс ырғағы, дене қимылын қолдануы. Мұндай кодтау идеяны хабарға айналдырады. Ақпарат жөнелтуші кодтау үшін қолданылған символдар типіне сәйкес канал таңдау керек. Каналдарға ауызбаауыз жіберу, жазбаша жіберу немесе материалдар беру, байланыстың электронды құралдары: компьютерлік желі, электрондық почта, бейнелента, бейнеконференция т.с.с жатады. ақпаратты жөнелту. Хабарды қабылдаушыға жеткізу.
кодты алу – жөнелтушінің жіберген символдарын қабылдаушының ой-санасына аудару.
3. Адамдар деректі жібергенде және қабылдағанда бірдей қарым — қатынаста болу керек, тыңдай білуі керек. Дұрыс тыңдау — менеджерге қойылатын негізгі талаптың бірі.
Мамандар дұрыс тыңдау үшін төмендегі ережені сақтауды ұсынады: сөзді доғарыңыз. Сөйлеп отырып тыңдау мүмкін емес; өзіңізді еркін ұстауға көмектесіңіз.
өзіңіздің тыңдауға дайын екеніңізді көрсете біліңіз, әрқашан да тыңдауға құштар болыңыз;
сөйлеушіні тітіркендіретін жағдайлардан аулақ болыңыз;
сөйлесуді ынталандырыңыз, сөйлеушіні сезіне біліңіз;
шыдамдылық танытыңыз. Сөйлеп тұрған адамның көңілін бөлмеңіз. Сөйлеуші сөз бастағаннан соң бөлмеге кіруге немесе шығуға әрекет жасамаңыз;
мінез – құлқыңызға ұстамды болыңыз. Ашуланған адам сөздің мағынасын өзгертеді;
сөз таластырмаңыз. Сынамаңыз;
сұрақ қойыңыз. Бұл Сіздің тыңдағаныңызды білдіреді.
Қазіргі уақытта коммуникацияның үш типі бар: ауызша, құжат түріндегі және электрондық.
Ауызша коммуникацияларды жүзеге асыруда тосқауылдар болады:
1) шу және кедергі (помеха) түріндегі техникалық тосқауыл (радио байланыстағы, бейне-дыбыс жазбаларындағы, компьютерлік техникадағы). Шу табиғи сипатта, ал кедергі қасақана туындайды (мысалы, компьютерлік вирустар);
2) тіларалық тосқауыл;
3) әлеуметтік тосқауыл – бір тілде сөйлейтіндер арасында, бірақ әр әлуеметтік топтар арасында болады (әлеуметтік статус, білім деңгейі, жас ерекшеліктеріне, жыныстық ерекшеліктерге, қала мен ауыл ерекшеліктеріне байланысты /жаргондар, сөйлеу стилі, «әке мен бала арасындағы пікірсайыс»/ );
4) психологиялық тосқауыл (тартымды немесе тартымсыз серіктес, ұнамдылық, антипатия, т.с.с.). Студенттің өзін-өзі тексеру сұрақтары:
1. Басқару шешімдерін әзірлеудегі ақпараттардың ролін немен түсіндіресіз?
2. Басқару шешімдерін әзірлеуде ақпаратпен қалай жұмыс жасау керек?
3. Басқару шешімдерін автоматтандырудың артықшылығы неде деп ойласыз?
4. Басқарудағы коммуникация ұғымын түсіндіріңіз.
Ұсынылатын әдебиеттер тізімі
1. Юкаева В.С. Принятие управленческих решений: Учебник/ В.С. Юкаева, Е.В. Зубарева, В.В. Чувикова. — М.: Дашков и К, 2011. — 324 с.
2. Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения: Учебник/ Н.Л. Карданская. — М.: ЮНИТИ, 1999. — 407 с.
3. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений/ О.И.Ларичев. — М.: Логос, 2000. — 294 с.
4. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник/ Б.Г. Литвак. — М.: «Дело», 2000. — 392 с.
5. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник/ Э.А. Смирнов. — М.:
ЮНИТИ-ДАНА, 2002. — 271 с
6. Саак А. Э. Разработка управленческого решения: учебник по спец. «Государственное и муниципальное управление» / А. Э. Саак, В. Н. Тюшняков. — СПб.: Питер, 2007. — 272 с. 7. Разработка управленческих решений : учеб.-метод. комплекс для студентов специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление»/ Сост.: Ф. Г. Давлятова – Уфа : РИО БАГСУ, 2008. — 77 c.
8. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Управленческие решения» для студентов специальности 080507.65 «Менеджмент организации». – Самара: Изд-во: СИБиУ, 2010 9. Пирогова Е.В. Управленческие решения:Учебное пособие.- Ульяновск: УлГТУ, 2010. – 176 с.
10. Ахметов К.Е. Менеджмент негіздері: Оқу құралы/ К.Е. Ахметов. — Алматы, 1993. — 252 бет 11. Біралиева Н.А. Ақпараттык менеджмент негіздері: Оқу құралы/ Н.А. Біралиева, Л.А. Байболекова, К.Т. Балашов. — Алматы: Экономика, 2000. — 96 б.
12. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента/ И.И. Бажин. — М.: ГУ-ВШЭ, 2000. 688 с.
13. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская. — М.: Финансы и статистика,2000. — 416 с.
14. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Г.А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ, 2001. — 399 с.